So beleuchtet Beekeeper in der Frontline-Trendstudie nicht nur die Zufriedenheit der Frontline-Arbeitenden, sondern stellt auch fest, inwieweit deren eigene Wahrnehmung ihrer Situation von der Einschätzung ihrer Führungskräfte abweicht und wie groß die digitale Kluft zu den Arbeitnehmenden mit Schreibtisch-Arbeitsplätzen ist.

Welche Schwierigkeiten machen den systemrelevanten Arbeitskräften besonders zu schaffen und welche Bereiche ihres Arbeitslebens motivieren sie? Lesen Sie hier die Highlights und Lowlights aus der Beekeeper Trendstudie operativer Arbeitskräfte 2024.

Inflation belastet die Belegschaft besonders

Die Studie bestätigt, was auch Vermutungen nahe gelegt hätten: Die Auswirkungen der hohen Inflation in den letzten Jahren belasten alle Befragten. Hohe Kosten für Lebensmittel, Benzin, Kinderbetreuung und viele weitere Lebensbereiche sorgen dafür, dass sich Beschäftigte weniger leisten können. Denn die Löhne halten mit Inflationsraten von 7-9% nicht mit – die Kaufkraft sinkt.

Das stellt den größten Stressfaktor für die Befragten der Studie dar, ob Frontline-Arbeitskraft oder Manager:in. Das führt dazu, dass einige Teilnehmende gar angeben, dass sie inzwischen mehrere Jobs haben, um über die Runden zu kommen – Erholung und Fokus auf die Arbeit sind so nicht mehr möglich.

Welche Branchen sind besonders von der Inflation betroffen und wie können Unternehmen die Situation für ihre Fachkräfte verbessern? Mehr lesen Sie in der Beekeeper Frontline-Trendstudie.

Hohe Fluktuation und Fachkräftemangel sorgen für zusätzliche Belastung

Eine Folge der Corona-Krise ist eine so nie dagewesene Kündigungswelle. Unsere Umfrage zeigt, dass je nach Branche bis zu 54% der Arbeitskräfte im vergangenen Jahr den Job gewechselt haben. Sie beklagen toxische Arbeitsumfelder, fehlende Entwicklungsmöglichkeiten und dass der Arbeitsplatz – wenn überhaupt – nur noch zum Lebensunterhalt dient. Überstunden und fehlende Work-Life-Balance tun insbesondere produzierenden Bereich und in der Gastronomie ihr Übriges dafür, dass Mitarbeitende sich nach besseren Jobbedingungen umsehen.

Das zeigt zum einen den Frust der Fachkräfte, die wechseln. Aber auch für die, die bleiben und für die Unternehmen ist die Kündigungswelle ein Problem. Die 50%, die im Unternehmen bleiben und nicht kündigen, stehen vor der Herausforderung, diesen Wechsel immer wieder abfangen zu müssen. Unsere Studie stellt fest: Es ist extrem schwer, gute Arbeit zu leisten, wenn innerhalb von einem Jahr das halbe Team geht.

Wie können Unternehmen hoher Fluktuation entgegentreten und ihre Mitarbeitenden unterstützen, sich am Arbeitsplatz sicher zu fühlen? Jetzt Frontline-Studie 2024 herunterladen.

Die Fachkräfte, die bleiben, müssen neue Kolleg:innen einlernen, ohne zu wissen, ob sich die Mühe wirklich lohnt oder auch diese schnell weiterziehen. Hinzu kommt der Mangel an physischer und emotionaler Sicherheit, der mit hoher Fluktuation einhergeht: Viele neue Fachkräfte im Team zu haben bedeutet, dass sich dieses Team immer wieder neu einspielen und finden muss, sowohl auf menschlicher als auch auf fachlicher Ebene. Das ist anstrengend und wird von den Befragten deutlich als Stressor bezeichnet.

Fluktuation bremst auch den Unternehmenserfolg

Die schnellen Wechsel in der Belegschaft belasten nicht nur die Mitarbeitenden selbst, sondern auch ihre Produktivität. Kein Wunder: neue Beschäftigte sind weniger routiniert, die Bestandsmitarbeiter zusätzlich dadurch belastet, die neuen Kolleg:innen einzuarbeiten. Diese sinkende Produktivität ist nicht nur frustrierend für die Mitarbeitenden selbst und kann zu Fehlern und Überstunden führen, sondern gefährdet auch den Unternehmenserfolg.Dabei nennen Frontline-Kräfte und deren Führungskräfte unterschiedliche Problemfelder. Für die Arbeitenden im Feld sind insbesondere unterbesetzte Schichten, mangelnde Anerkennung und schlechte Kommunikation problematisch. Ihre Vorgesetzten kämpfen mit den Auswirkungen dieser Probleme: Kundenverluste, schwankende Umsätze und Rentabilität.

Beide Betrachtungsweisen kommen zum selben Schluss: Wenn die Produktivität sinkt, leidet der Unternehmenserfolg.

Die grosse Diskrepanz: Das Missverständnis über die täglichen Probleme

Die Trendstudie operativer Arbeitskräfte zeigt auch: Die täglichen Herausforderungen der systemrelevanten Fachkräfte werden von ihren Vorgesetzten überwiegend falsch eingeschätzt. Das Problem daran: Werden diese Schwierigkeiten verkannt, können sie auch nicht zielführend gelöst werden.

Führungskräfte schätzen niedrige Arbeitsmoral, unklare Ziele und Schulungsmangel als größte Herausforderungen ein. Diese Punkte sind zwar wichtig, werden aber von den Beschäftigten nicht als größte Probleme genannt. Das sind vielmehr die erfolgreiche Erledigung und Wertschätzung der eigenen Arbeit.

Die Prioritäten schreibtischloser Arbeitskräfte stimmen nicht mit denen der Führungskräfte überein. Grundsätzlich kein Problem, da sie schließlich unterschiedliche Aufgabenfelder haben. Wichtig ist jedoch, dass diese Diskrepanz bekannt ist, denn nur so können Unternehmen handeln und ihren Fachkräften im operativen oder gewerblichen Bereich die nötigen Mittel an die Hand geben, ihre Arbeitsbedingungen zu verbessern. Gerade die Bedeutung von Sicherheit am Arbeitsplatz wird von Frontline Managers unterschätzt.

Jetzt kostenlos die Globale Trendstudie operativer Arbeitskräfte 2024 herunterladen.

Freundliches Arbeitsklima und ein gutes Team motivieren die operativen Arbeitskräfte

Neben vielen Baustellen zeigt die Trendstudie von Beekeeper auch, was die systemrelevanten Arbeitskräfte motiviert. Besonders wichtig sind ihnen ein angenehmes Arbeitsumfeld und die Zufriedenheit, die gut erledigte Arbeit bei ihnen auslöst. Das geben 41% bzw 32% der Befragten an.

Bei Führungskräften sind die Motivatoren etwas anders gelagert: Sie motiviert es besonders (30%), ihre Fähigkeiten weiterzugeben und so dazu beizutragen, dass die Unternehmensziele erreicht werden.

Beschäftigte aller Branchen wünschen sich positives Kundenfeedback: Diesen Motivationsfaktor nannten 43% der Befragten. Ein weiteres Highlight der Studie: Die Mitarbeitenden wollen Teil eines funktionierenden Teams sein und gemeinsam an einem Ziel arbeiten.

Auch in den Highlights gibt es jedoch Diskrepanzen zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden: Während erstere positives Feedback auf Platz 2 der größten Motivatoren sehen, nimmt es bei ihren Teams nur Platz 5 ein.

Weitere Unterschiede in der Wahrnehmung von Führungskräften und systemrelevanten Mitarbeitenden und wie Sie diese auch in Ihrem eigenen Unternehmen erkennen und ihnen begegnen können, lesen Sie in unserer Frontline-Studie 2024.

Was brauchen operative Fachkräfte wirklich?

Wie können Unternehmen ihre systemrelevante Belegschaft in der täglichen Arbeit unterstützen, die Mitarbeiterzufriedenheit stärken und die Fluktuation senken? Erfahren Sie mehr über die grosse Diskrepanz in der Trendstudie 2024.

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1. Transparenz und Anerkennung fördern Teamgeist:

Unternehmen, die auf Transparenz und Anerkennung setzen, stärken nicht nur den Teamgeist, sondern fördern auch die Motivation der Mitarbeitenden. Gemeinsames Feiern von Erfolgen schafft ein positives Arbeitsumfeld und fördert ein starkes Zusammengehörigkeitsgefühl.

Hier geht’s zum Masterclass Recap mit Nanu-Nana und Ramelow zum Thema: Mit Kommunikationskonzepten zur verbesserten Teamproduktivität

2. Mit digitalen Prozessen zur Effizienzsteigerung:

Die Implementierung digitaler Prozesse ist entscheidend, um die Effizienz zu erhöhen. Durch einfache Optimierungen und die Einbeziehung prozessaffiner Mitarbeitender können Unternehmen den Weg für eine effizientere Arbeitsweise ebnen.

Hier geht’s zum Masterclass Recap mit der Schulthess Klinik und Walder Schuhe zum Thema: Mit digitalen Prozessen zur Effizienzsteigerung

3. Innovatives Change Management für Wettbewerbsfähigkeit:

Die aktiv gestaltete Veränderung, insbesondere durch Bottom-Up Ansätze und Fokussierung auf relevante Informationen, ermöglicht Unternehmen, wettbewerbsfähig zu bleiben. Der Einsatz von Mitarbeiter-Apps erleichtert die Kommunikation und stärkt die Akzeptanz für Veränderungen.

Hier geht’s zum Masterclass Recap mit der Berliner Stadtreinigung und der Baumann Koelliker Gruppe zum Thema: Innovatives Change Management: Aktiv den Wandel gestalten, um wettbewerbsfähig zu bleiben

4. Employee Engagement is key!:

Die Fokussierung auf die Unternehmensvision, absichtsgeleitetes Führen und eine kontinuierliche, nutzerzentrierte Kommunikation sind Schlüsselstrategien für ein erfolgreiches Employee Engagement. Erfolgsgeschichten auf allen Ebenen der Organisation tragen dazu bei, die Vision lebendig werden zu lassen.

Hier geht’s zum Workshop Recap (auf Englisch) mit Hirslanden und BetterUp zum Thema: Employee Engagement Secrets – Key Strategies that work!

Kennen Sie schon die vier Säulen für den Erfolg systemrelevanter Arbeitskräfte?
Schauen Sie sich die Aufzeichnung unserer Opening Keynote an und erfahren Sie wie Branchenexperten verschiedener Industrien den Frontline Success in Ihren Unternehmen vorantreiben.

5. Sicherheit am Arbeitsplatz durch wirkungsvolle Maßnahmen:

Führungsvorbild, das Teilen von Erfolgsgeschichten und die Förderung einer Sicherheitskultur durch Workshops sind entscheidend, um die Sicherheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten. Regelmäßige Aktualisierungen und die Integration von Gamifizierungselementen machen Sicherheitsmaßnahmen greifbar und interessant.

Hier geht’s zum Workshop Recap mit der Marti AG zum Thema: Sicherheit am Arbeitsplatz: Implementierung wirkungsvoller Massnahmen

6. Effiziente Unternehmenskommunikation:

Einheitliche Kommunikation, nachhaltige Digitalisierung, das Teilen von Erfolgen und Einblicken sowie die Einbindung der Mitarbeitenden in Ideen und Innovationen stärken die Bindung der Belegschaft und fördern eine positive Unternehmenskultur.

Hier geht’s zum Workshop Recap mit der Marti AG zum Thema: Effiziente Unternehmenskommunikation: Strategien für den Erfolg von morgen

7. Erfolgreiche Einführung neuer Technologien:

Ein engagiertes Projektteam, das Commitment der Geschäftsleitung, ein strukturiertes Onboarding und ein durchdachtes Kommunikationskonzept sind Schlüsselaspekte für eine erfolgreiche Einführung neuer Technologien. Klare Ziele und die Unterstützung der Führungsebene sind dabei unerlässlich.

Fazit:

Um im heutigen dynamischen Geschäftsumfeld zu bestehen, ist es unerlässlich, diese Strategien zu adaptieren und kontinuierlich zu verbessern. Unternehmen, die auf diese zentralen Aspekte setzen, haben nicht nur die Chance, ihre Produktivität zu steigern, sondern auch eine positive Arbeitskultur zu schaffen, die Innovation und Wettbewerbsfähigkeit fördert.

Die erfolgreiche Umsetzung dieser Strategien erfordert jedoch nicht nur eine klare Vision von Führungskräften, sondern auch das Engagement und die aktive Beteiligung aller Mitarbeitenden. Eine offene Kommunikation auf allen Ebenen, der Einsatz moderner Technologien und die Bereitschaft zur Veränderung sind dabei zentrale Erfolgsfaktoren.

Eine erfolgreiche Unternehmenskommunikation ist nicht nur ein Mittel zur Steigerung der Produktivität, sondern auch ein entscheidender Baustein für die Schaffung einer positiven und zukunftsorientierten Unternehmenskultur.

Gehen Sie aktiv gegen den Personalmangel vor!

Welche weiteren Best Practices für die Unternehmenskommunikation in Frontline-Teams gelten sollten, lesen Sie hier im Beekeeper Frontline-Trends-Report 2023.

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Wir decken auf, warum Microsoft allein nur bedingt für systemrelevante Belegschaften funktioniert und außerdem unnötige Kosten generiert.

Laden Sie unser E-Book „Weshalb Microsoft nicht die richtige Wahl für gewerbliche Unternehmen und Dienstleistungsbetriebe ist“ herunter, um mehr zu erfahren.

Versteckte Kosten beim Einsatz von Microsoft für schreibtischlose Arbeitskräfte

Von IT- und Personalabteilung wird erwartet, alle Anforderungen an eine digitale Transformation mit nur einem einzigen System abzudecken. Die Produktpalette von Microsoft für schreibtischlose Mitarbeitende scheint dieses Bedürfnis auf den ersten Blick auch tatsächlich zu erfüllen.

Bei genauerem Hinsehen zeigen sich aber schon bald die versteckten Kosten, die die Vorteile einer einzigen Lösung für die gesamte Belegschaft überwiegen.

Eine Vielzahl von Apps

Die moderne Zusammenarbeitsarchitektur (MOCA) ist ein von Microsoft entwickeltes Rahmenkonzept, das beschreibt, wie jede App in ein Ökosystem passt.

Die unten stehende Grafik verdeutlicht, wie umfangreich das Ganze ist. Durchschnittliche Mitarbeitende im operativen Bereich brauchen für die Arbeit bei weitem nicht alles davon. Für sie ist unter anderem wichtig, über ihre Handys auf Lohnabrechnungen und Sicherheitsbestimmungen zuzugreifen, sich mit Teammitgliedern auszutauschen, Schichtpläne einzusehen und Aufgaben zu verwalten – und das alles, ohne zwischen verschiedenen Apps hin und her navigieren zu müssen.

Systemrelevanten Mitarbeitenden wird dieses Rahmenwerk von Microsoft quasi aufgezwungen, wobei Microsoft Teams als Zugangspunkt zu anderen „Frontline-Apps“ angepriesen wird, die in der Viva Suite enthalten sind. Dazu gehören mehr als 8 separate Apps, die alle individuelle Produktschulungen und Konfigurationen erfordern und die – in diversen Fällen – alle nach dem Verkauf neu paketiert wurden.

Viele unserer Kunden bestätigen das. Sie berichten uns von ihren jüngsten Erfahrungen mit Microsoft, die nicht ganz so reibungslos verliefen. 

„Microsoft Teams ist für Produktionsmitarbeitende nicht wirklich geeignet. Sie möchten die App nicht auf ihrem Handy und verstehen nicht, wie man sie nutzt. Wenn dann noch Viva integriert ist, wird es noch komplizierter. Was die Mitarbeitenden wirklich brauchen, ist eine App, die ihnen vertraut ist, so wie Facebook oder Instagram, und kein Microsoft-Produkt.“ – Feedback eines CIO

Von systemrelevanten Mitarbeitenden zu erwarten, komplexe PC-Anwendungen zu verwenden, ist ein riskantes Unterfangen. Schließlich verbringen sie ihren Arbeitstag nicht am Computer. Sie sind in der Produktion, im Verkauf, im Außendienst, in der Pflege oder im Kundenservice tätig.

Die Nutzungsrate liegt bei gerade mal 10–15 %

Microsoft ist eine PC-Anwendung für Büromitarbeitende. Es gibt kein mobiles Äquivalent für die systemrelevante Belegschaft, was sich an der tiefen Nutzung zeigt.

 „Das hohe Maß an Informationskomplexität sowie ständige Updates werden zum Problem, wenn systemrelevante Mitarbeitende – im Gegensatz zu Büroangestellten – MS Teams nicht regelmäßig nutzen.“ – Feedback eines Employee Experience Managers

Wenn es zu kompliziert ist, nutzen Mitarbeitende das Tool nicht. Einem aktuellen Bericht zufolge greifen 99 % der Mitarbeitenden vom PC aus auf SharePoint zu. Nur gerade 0,22 % greifen übers Handy und 0,02 % über ein Tablet auf das Intranet zu.

Die SharePoint-Integration von Beekeeper löst dieses Problem, indem sie Mitarbeitenden ermöglicht, direkt von ihren Handys aus auf aktuelle SharePoint-Dateien zuzugreifen. Erfahren Sie hier mehr darüber.

Es ist leicht, in die Gratis-Falle zu tappen. Oft herrscht die Meinung: „Wenn Microsoft es uns kostenlos zur Verfügung stellt, sollten wir es einfach ausprobieren.“

Hinter dem kostenlosen Angebot steckt allerdings eine Strategie. Microsoft hat bisher noch keinen Weg gefunden, seine Plattform auch für schreibtischlose Arbeitskräfte benutzerfreundlich und intuitiv zu gestalten, weshalb Kunden wie Sie als Versuchskaninchen herhalten müssen, bis eine wirklich brauchbare Lösung gefunden ist.

Im 2022/23 Benchmarking-Bericht über Yammer & Viva Engage stellte SWOOP Analytics fest, dass nur gerade 10 % der Nutzer auf der Plattform aktiv sind. Wenn aber nur 1 von 10 Arbeitnehmenden über Microsoft kommuniziert, wo findet dann der Rest der Kommunikation statt?

Mehr als die Hälfte der Arbeitskräfte nutzen stattdessen WhatsApp oder Facebook Messenger. Dies führt nicht nur dazu, dass sie auf weniger sichere Kommunikationskanäle ausweichen (Stichwort Schatten-IT ), sondern verringert auch Produktivität und Effizienz. Mitarbeitende wissen so oft nicht mehr, über welche Kanäle sie einander kontaktieren können, weshalb sie wieder vermehrt auf Stift und Papier zurückgreifen.

Dazu kommt, dass Führungskräfte und Geschäftsführung keinen Überblick über Arbeitsfortschritte, Mitarbeitereinbindung und die allgemeine Stimmung in der Belegschaft haben. Ohne ein Gesamtbild der Situation im Betrieb lassen sich aber Abläufe und Arbeitsbedingungen für systemrelevante Mitarbeitende nicht optimieren.

Mangelnde Funktionalität und administrative Engpässe

Microsoft ist dafür berüchtigt, Lizenzmodelle statt Lösungen zu verkaufen.

Bei genauerem Hinsehen weisen die von Microsofts entwickelten Produkte für schreibtischlose Mitarbeitende einige eklatante Lücken auf, die eine effektive Kollaboration zwischen Admins und Nutzern verhindern.

„Selbst mit dem in E3 und E5 enthaltenen Kernteil fehlen wichtige Bestandteile der Viva Suite, die uns angepriesen wurden, wie z. B. Viva Goals, Topics, das Antworten-Modul … ja, sogar die Funktion für Krisenkommunikation […]. Rechnet man das hinzu, sind das weitere 15–17 USD pro Mitarbeiter*in und Monat, was unser Budget übersteigt, da wir bereits 57 USD pro Monat für E5 bezahlen.“ – Feedback eines weiteren CIO

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Navigieren durch das A-la-carte-Preismodell von Microsoft schwierig ist. Wenn Sie sich also für Microsoft entscheiden, sollten Sie in jedem Fall das Kleingedruckte lesen.

Laden Sie hier unseren Leitfaden herunter, damit Sie Ihre Bewertungskriterien zusammenstellen und eine fundierte Entscheidung treffen können.

Fest steht, dass die Microsoft-Lizenzierungsstruktur mühsam ist, aber das eigentliche Kopfzerbrechen folgt bei der Implementierung. Die Einführung von Microsoft an Ihre systemrelevante Belegschaft erfordert ein umfassendes Fachwissen über die Produktpalette, über das nur Entwickler und Vertriebspartner von Microsoft verfügen.

Nehmen wir an, Sie möchten Ihren Einarbeitungsprozess mit einem Workflow automatisieren. Anstatt einen solchen selbst und ganz nach Ihren Bedürfnissen aufzusetzen, sind Sie auf die Unterstützung eines Partners angewiesen. Dadurch kann sich die Implementierungszeit um das 4–5-fache verlängern, was zu erheblichen Mehrkosten führen kann.

Fehlende Expertise im operativen Bereich

Ab September 2023 gibt es bei Microsoft keinen persönlichen Kundensupport mehr. Der Support wird an Vertriebspartner ausgelagert, die von der Anzahl verkaufter Lizenzen profitieren.

Diese Vertriebspartner sind zwar Experten für Microsoft, jedoch nicht für gewerbliche Branchen oder Unternehmen mit operativen Bereichen. Zu einer erfolgreichen Plattformeinführung gehören der persönliche Austausch mit der systemrelevanten Belegschaft sowie Unterstützung bei Rollout-Aktivitäten zur Förderung der App-Nutzung. Dafür ist Experten- und Branchenwissen gefragt.

Wir von Beekeeper verfügen über diese Expertise, was bei unseren Kunden zu marktführenden Einführungs- und Aktivierungsraten von 80–85 % führt. Seit über 10 Jahren lernen wir von unseren über 500.000 monatlich aktiven Nutzern und von mehr als 1.200 Unternehmen, die Beekeeper vertrauensvoll für die Abwicklung ihrer operativen Geschäfte einsetzen.

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Mit Beekeeper zum hervorragenden Mitarbeitererlebnis

Mitarbeitende mit digitalen Tools zu unterstützen bedeutet, die Bedürfnisse der gesamten Belegschaft zu berücksichtigen, nicht nur jene, der Büromitarbeitenden. Beekeeper vervollständigt die Produktpalette von Microsoft mit einem einzigen System, das gezielt für schreibtischlose Arbeitskräfte entwickelt wurde, die Mitarbeitereinbindung fördert, den Informationsfluss sichert und die Kommunikation verbessert.

Eine komplette digitale Transformation ist nur möglich, wenn Sie die Bedürfnisse Ihrer systemrelevanten Arbeitskräfte wahrnehmen und umsetzen. Durch die Integration von Beekeeper in Ihr Microsoft-Ökosystem können Sie Ihre Investitionen absichern und Ihren Mitarbeitenden die Tools an die Hand geben, die sie für den Erfolg Ihres Unternehmens benötigen.

Laden Sie unser E-Book herunter, um mehr über die Grenzen von Microsoft für eine schreibtischlose Belegschaft zu erfahren

Entdecken Sie, wie Sie Ihren Mitarbeitenden Microsoft über den digitalen Arbeitsplatz von Beekeeper zugänglich machen können.

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Doch was steckt eigentlich hinter dem Dokumentationszwang, der in der heutigen Gesellschaft noch immer vorherrscht? Werden Formulare irgendwann verschwinden – oder einfach nur ihre Form ändern? Welche Rolle spielen Formulare im Alltag systemrelevanter Berufe? Und weshalb sollten vor allem Frontline-Unternehmen auf digitalisierte Formulare setzen? Diese Fragen beantworten wir Ihnen in unserem Artikel. 

Das Formular: Historisches Dokument im zeitgenössischen Gewand?

Formulare, Anträge, Fragebögen: Das gesamte Privat- und Berufsleben scheint sich rund um jene Dokumente zu drehen – und das seit Menschengedenken. Der lateinische Begriff formularius bedeutet so viel wie ‚zu den Rechtsformen gehörend‘ und leitet sich vom Substantiv forma (dt.: ‚Form‘, ‚Gestalt‘) ab. Als Lehnwort taucht ‚Formular‘ im Deutschen erstmals 1530 auf und bezeichnete über viele Jahre Kanzleibücher oder Listen. Bereits im 19. Jahrhundert lassen sich juristische Vordrucke finden, die beispielsweise vorgefertigte Anklageschriften oder juristische Schriftsätze in vereinfachter Form verfügbar machten. Als ‚Erfinder‘ des Formulars im heutigen Sinne gilt der Mathematiker und Philosoph Charles Babbage, der die Relevanz genormter Formularen für Untersuchungsergebnisse und Co. erkannte. 

Formulare aus Papier: Unsicher und nicht datenschutzkonform

Noch heute vereinfachen und beschleunigen standardisierte Formulare rechtliche sowie geschäftliche Vorgänge in allen Lebensbereichen. Dennoch genügen einfache Papieranträge nicht mehr den Ansprüchen des 21. Jahrhunderts: Obwohl Papierformulare über viele Jahre lang funktionierten, haben sie mehrere entscheidende Nachteile. Erstens können sie leicht verlegt und verloren werden – damit verzögern sich Vorgänge und Daten kommen abhanden. Zudem sind sie, zweitens, hinsichtlich des Datenschutzes nicht sicher: Gelangen Formulare in die falschen Hände, werden möglicherweise sensible Daten verbreitet, die eigentlich unter Verschluss gehören. Drittens ist es sehr umständlich, Formulare auszufüllen – und nicht zuletzt sind sie, viertens, teilweise schwer auszuwerten: Formulare müssen einzeln geprüft und evaluiert werden. Daran ändern auch Durchschlagpapier und kohlenstofffreies Kopierpapier nicht viel: Zwar können schnell viele Kopien erstellt werden, dennoch sind der Druck sowie die Verbreitung relativ teuer. 

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Digitale Formulare: Wichtige Modernisierung für Unternehmen

Erst die zunehmende Digitalisierung, die schließlich das papierene Formularwesen umkrempelt, schafft Erleichterungen und passt die Dokumente den Ansprüchen des modernen Zeitalters an. Digitale Formulare unterscheiden sich rein optisch nicht von ihrer Papiervorlage – sind aber sowohl am Desktop als auch mobil abrufbar, lassen sich schnell und unkompliziert übermitteln und bringen somit mehr Flexibilität in den Unternehmensalltag. 

Sechs Vorteile digitaler Formulare:

1. Datensicherheit: Im Gegensatz zu papierenen Formularen gehen ausgefüllte digitale Formulare nicht verloren. Sie werden automatisch archiviert und können jederzeit gefunden werden. 
2. Korrekte Eingabe: Schon während des Ausfüllprozesses kann die Korrektheit der eingegebenen Daten sichergestellt und bei Bedarf direktes Feedback gegeben werden. 
3. Zeitersparnis: Durch die Automatisierung zahlreicher Arbeitsschritte kann im Arbeitsalltag viel Zeit eingespart werden. Formulare werden nicht mehr manuell gecheckt, gescannt und abgeheftet.
4. Prozessdigitalisierung: Digitale Formulare machen auch eine Digitalisierung der auf das Ausfüllen folgenden Arbeitsschritte möglich. Diese nehmen meist automatisch ihren Lauf. 
5. Nachhaltigkeit: Dank digitaler Formulare spart Ihr Unternehmen Papier und schützt somit die Umwelt. 
6. Kostensenkung: Mehr Effizienz und sinkendes Fehlerpotenzial senken die Kosten für sämtliche Prozessstrukturen von Formularen. 

Ideal für Unternehmen: Plattformen für die Verwaltung mobiler Formulare

Für die Kommunikation, Organisation sowie Verwaltung von Formularen in Unternehmen sind Plattformen besonders sinnvoll, die alle unternehmensinternen Prozesse in sich vereinen – beispielsweise Beekeeper. Dank der dialogorientierten Schnittstelle erlaubt es Beekeeper Unternehmen, mobile-first Formulare herzustellen und ohne großen Aufwand zu verteilen. 

Warum sind digitale mobile-first Formulare so wichtig?

In Zeiten der Digitalisierung sind mobile-first Formulare in Unternehmen nicht mehr nur nettes Extra, sondern essentielles Tool – vor allem für Frontline-Mitarbeitende. Gerade schreibtischlose Arbeitnehmende haben oft wechselnde Arbeitsplätze und sind viel unterwegs. Um so wichtiger ist es dabei, dass sie Formulare auch mobil ausfüllen und teilen können. Das erleichtert nicht nur die alltägliche Arbeit und beschleunigt Prozesse, sondern ist zudem relevant für das Sammeln von Daten sowie die Arbeitssicherheit. 

Vor allem in Frontline-Unternehmen werden viele datenbasierte Entscheidungen getroffen: Mobile-first Formulare erleichtern es Frontline-Arbeitnehmern deshalb enorm, relevante Daten von Mitarbeitenden, Kundinnen und Kunden sowie Geschäftspartnern zu akquirieren. Dabei ist es egal, auf welchem Gerät Formulare ausgefüllt oder versendet werden: Ob Mobiltelefon, Tablet oder Desktop-PC – die digitalen Formulare von Beekeeper sind mit allen Geräten jeglicher Bildschirmgröße kompatibel und können einfach gespeichert sowie mit Teammitgliedern oder Vorgesetzten geteilt werden.

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Mobile-first Formulare als Frontline Success System für Ihren Unternehmenserfolg

Der Beekeeper Frontline Trends Report 2023 zeigt, wie viel Zeit vor allem Frontline-Manager täglich mit administrativen Aufgaben, Datenauswertungen und Management von Mitarbeitenden verbringen: 60 Prozent der Arbeitszeit werden in mühsame Koordination zwischen Frontline-Team und Hauptsitz investiert. Dabei fehlt vielen Frontline-Managern und Frontline-Arbeitenden eine zentrale Schnittstelle, an der alle Stränge zusammenlaufen. 

Beekeeper vereint alle Anwendungen auf einer Plattform

Kommuniziert wird über E-Mail, WhatsApp, SMS und Co, gleichzeitig aber auch über Slack oder Teams. Es gibt spezielle Tools für die Schichtplanung, separate Apps für Urlaubsanträge und wiederum eine extra Anwendung für digitale Gehaltsabrechnungen. Wer behält hierbei noch den Überblick? Beekeeper vereint alle notwendigen Anwendungen auf einer Plattform und erleichtert so dank Automatisierung Arbeitsabläufe im Alltag wie Genehmigungsprozesse, wiederkehrende Aufgaben oder häufige Anfragen zu bestimmten Themen. Hierbei sind digitale mobile-first Formulare essentiell: Urlaubs- und Krankenstandsanträge können mobil ausgefüllt und eingereicht, Wartungsanfragen gemanaged, Berichte versendet und tägliche Checklisten automatisch nachverfolgt werden. 

Digitalisierung der Frontline für mehr Unternehmenserfolg

Obwohl Frontline-Mitarbeitende Herz und Fundament vieler Unternehmen und für die wichtigsten Aufgaben im Betrieb verantwortlich sind, werden sie oftmals den größten Sicherheits- und Gesundheitsrisiken ausgesetzt – profitieren aber gleichzeitig am wenigsten von technologischen Neuerungen. Digitale Formulare sowie Anwendungen auf Plattformen wie Beekeeper unterstützen Frontliner dabei, wichtige Aufgaben zu automatisieren. Beispielsweise ermöglichen es mobile-first Formulare, Echtzeitdaten zu sammeln und somit wichtige Entscheidungsprozesse zu beschleunigen. Grundsätzlich verringert sich durch Beekeeper die Arbeitszeit, die in Organisation investiert werden muss, drastisch. Digitale Formulare können zudem dazu verwendet werden, die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften zu überwachen und die Leistung einzelner Mitarbeitenden zu verfolgen. 

Mobile-first Formulare auf Plattformen wie Beekeeper tragen somit zu einer weiteren Technologisierung sowie Automatisierung in Frontline-Unternehmen bei und beeinflussen – dank Frontline Success System – den Unternehmenserfolg positiv.

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Digitale Formulare: Diese Branchen profitieren davon

Ob Einzelhandel, Industrie oder Produktion: Frontline-Unternehmen sind so unterschiedlich wie ihre jeweiligen Produkte oder Dienstleistungen. Dennoch profitieren alle Branchen von digitalen Formularen, die über Beekeeper erstellt, ausgefüllt, verbreitet und archiviert werden können: 

• Bau: Arbeitnehmende können digitale Formulare verwenden, um tägliche Berichte einzureichen, den Fortschritt von Projekten zu verfolgen und Urlaub zu beantragen.
• Einzelhandel: Frontline-Mitarbeitende nutzen digitale Formulare, um Bestandszählungen zu übermitteln, die Kundenzufriedenheit zu verfolgen und Waren-Nachschub anzufordern.
• Gesundheitswesen: Digitale Formulare helfen dabei, Patientenbesuche zu dokumentieren, Tests und Medikamente zu bestellen und Impfungen zu verfolgen.
• Produktion: Mitarbeitende übermitteln über digitale Formulare Produktionsdaten, verfolgen die Maschinenwartung oder fordern Reparaturen an.

So erleichtern digitale Formulare den Arbeitsalltag im Einzelhandel, Produktion und Co.

Im Einzelhandel, beispielsweise bei BUTLERS, verbessern Beekeeper sowie die Einführung digitaler Formulare nicht nur die Kommunikation zwischen Filialen und Hauptzentrale, sondern erleichtern vor allem das Einholen von Feedback. Haben vor mobile-first Umfragen nur etwa 100 Mitarbeitende auf Feedbackanfragen reagiert, konnte die Zahl dank App innerhalb kürzester Zeit verdreifacht – und die Durchführung wesentlich vereinfacht – werden.

Digitale Formulare via Beekeeper ermöglichen zudem ein strukturiertes Gesundheitsmanagement in der Produktion, zum Beispiel bei Tönnies. Das Unternehmen wurde während der Covid19-Pandemie stark getroffen, konnte aber dank Beekeeper den Überblick behalten und Mitarbeitende schützen: Mobile-first Formulare ermöglichten es den Frontlinern, tagesaktuelle Corona-Testergebnisse jederzeit bequem und ortsunabhängig über die App abzurufen und herunterzuladen. So schaffte es Tönnies als Unternehmen erfolgreich durch die Krise.

Amsted Rail gelang es dank digitaler Beekeeper-Formulare, während der Pandemie mehr Effizienz und Struktur in Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz zu bringen. Wo zuvor Sicherheitspersonal den täglichen Gesundheitscheck aller Mitarbeitenden jeweils einzeln sowie manuell überprüfen musste, konnte der Prozess über die Beekeeper-App deutlich effizienter gestaltet werden: Ein digitaler Fragebogen zur Selbsteinschätzung des eigenen Gesundheitszustands wurde in das interne Sicherheitssystem von Amsted Rail integriert. Wurde der Fragebogen mobil ausgefüllt und eingereicht, konnte dieser automatisiert geprüft und bestätigt werden, wodurch sich die Eingangstür für gesunde Mitarbeitende automatisch öffnete. 

Fazit: Digitale Formulare erleichtern den Arbeitsalltag von Frontline-Unternehmen

Digitale Formulare bieten Frontline-Unternehmen und -Mitarbeitenden zahlreiche Vorteile: Sie sind einfach und unkompliziert zu nutzen und können jederzeit von überall mobil erreicht werden. So bleiben Frontliner untereinander sowie mit der Zentrale verbunden und können Informationen in Echtzeit übermitteln – auch von unterwegs aus. 

Zudem profitieren Unternehmer und Frontline-Manager von mobile-first Formularen auf Plattformen wie Beekeeper: Fortschritte können verfolgt, Probleme früh erkannt und datenbasierte Entscheidungen getroffen werden. Zudem reduzieren digitale Formulare den Papierverbrauch und schonen so die Umwelt nachhaltig. Durch die Automatisierung zahlreicher Prozesse können auch Zeit und Geld eingespart werden. 

Sie wollen Ihre Frontliner motivieren und deren Arbeitsalltag erleichtern? Dann setzen Sie auf digitale Formulare und eine verbindende Plattform wie Beekeeper. Beekeeper ist speziell für Mitarbeitende an der Frontline entwickelt und unterstützt dabei, Daten von Sicherheitsvorfällen bis hin zur Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden zu verfolgen. So verbessern Sie nicht nur die Leistung Ihres Unternehmens, sondern motivieren jeden Frontliner durch bequeme sowie einfache Prozesse zu wahren Höchstleistungen. 

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• Abwesenheitsantrag
• Unfallmeldung
• Materialienbestellung
• Vorlage zur Bestellung persönlicher Schutzausrüstung (PSA) auf der Baustelle und im Betrieb
• Vorlage zur Inspektion zu Schichtbeginn
• Vorlage zur Reparaturanfrage
• Checkliste für tägliche Sicherheit

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Fluktuation verursacht immer Kosten für ein Unternehmen: Recruiting,  Einarbeitung, Offboarding, Wissensmanagement. Eine hohe Fluktuationsrate kann außerdem auf Probleme in der Organisation hinweisen. In diesem Artikel erläutern wir Ursachen für Mitarbeiterfluktuation, stellen verschiedene Berechnungsmethoden vor und präsentieren Ideen, wie Sie die Fluktuationsrate in Ihrem Unternehmen positiv beeinflussen können. 

Was bedeutet Mitarbeiterfluktuation?

Die Mitarbeiterfluktuationsrate ist eine Kennzahl im Personalcontrolling und beschreibt Zu- und Abgänge von Fachkräften in Unternehmen. 

Dabei wird zwischen verschiedenen Ursachen von Fluktuation unterschieden: 

• Natürliche Fluktuation, etwa durch Ruhestand oder Todesfälle
• Unternehmensinterne Fluktuation
• Unternehmensexterne Fluktuation, also Nachbesetzungen von Positionen und Kündigungen seitens der Mitarbeitenden

Unternehmen sollten vor allem Kündigungen und das Ausscheiden in den Ruhestand beobachten. Eine unverhältnismäßig hohe Zahl von Kündigungen kann auf interne Probleme hindeuten. Bezüglich der Wechsel in die Rente sollten Unternehmen zum einen darauf achten, ob dieser geplant stattfindet oder ob übermäßig viele Fachkräfte in Frührente gehen. Zum anderen sollten Unternehmen im Blick behalten, wann Mitarbeitende altersbedingt ausscheiden und entsprechend planen. 

Gründe für Mitarbeiterfluktuation

Zunächst einmal ist Mitarbeiterfluktuation natürlich und kommt in allen Unternehmen vor. Die Gründe können sowohl intern als auch extern liegen und sind darüber hinaus auch branchenabhängig.

Externe Ursachen für Fluktuation

Ob  jemand kündigt bzw. aus dem Unternehmen ausscheidet, hängt von vielen Faktoren ab. Nicht alle sind im Unternehmen selbst zu suchen. Äußere Faktoren, die zum Austritt führen, können etwa sein: 

• Familiäre Gründe, Kinder, Umzug, Pflege der Eltern
• Existenzgründung/Selbstständigkeit
• Persönliche Karriereplanung
• Wechsel in eine andere Branche
• Finanzielle Unabhängigkeit z.B. durch ein Erbe 
• Berufliche Umorientierung/Umschulung
• Geplanter Wechsel in den Ruhestand
• Tod des Mitarbeitenden

Auch eine generell positive Situation am Arbeitsmarkt kann Mitarbeitende, die zufrieden in ihrer aktuellen Situation sind, zu einem Jobwechsel motivieren. 

Interne Ursachen für Fluktuation

Oftmals jedoch liegen die Gründe für den Wechsel innerhalb des Unternehmens oder einer Abteilung. Diese reichen vom allgemeinen Betriebsklima bis zum Micromanagement einzelner Vorgesetzter: 

• Schlechte Stimmung in der Organisation oder im Team
• Fehlende Kommunikation zwischen Management und Beschäftigten
• Hierarchische Strukturen
• Mobbing
• Überforderung: Überstunden, Überarbeitung, schlechte Work-Life-Balance
• Unterforderung: fehlende Perspektiven, Langeweile, Micromanagement
• Niedriges Gehalt oder fehlende finanzielle und inhaltliche Entwicklungsmöglichkeiten
• Falsche Versprechungen, z.B. im Recruiting hinsichtlich der Rollenbeschreibung oder bzgl. Aufstiegsmöglichkeiten, die es dann nicht gibt. 

Unterschiede zwischen den Branchen

Fluktuationsrate ist nicht gleich Fluktuationsrate: je nach Branche ist die Höhe dessen, was normal und akzeptabel ist, sehr unterschiedlich. In Call-Centern wechseln Mitarbeitende schneller als in Industrieunternehmen. In vielen Branchen führen außerdem saisonal schwankende Auftragslage und damit Personalbedarf zu einer sich verändernden Fluktuation. Deshalb ist es wichtig, dass Unternehmen die für ihre Branche übliche Fluktuationsrate kennen und als Richtwert heranziehen. Allerdings sollte auch diese kein unbedingtes Ziel sein: Auch die Größe und das Alter einer Organisation haben Einfluss auf die Höhe der Fluktuationsrate. Der sicherste Vergleichswert ist daher der eigene. So entwickeln Unternehmen ein Verständnis für die für sie übliche und normale oder eben auch steigende oder sinkende Fluktuationsrate. 

Deshalb sollten Sie Ihre Mitarbeiterfluktuation kennen

Die Fluktuationsrate ist ein gutes Barometer für die Unternehmenskultur und eine vergleichsweise objektive Kennziffer für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Eine steigende oder gleichbleibend hohe Fluktuationsrate bedeutet Handlungsbedarf hinsichtlich der Mitarbeiterbindung. Denn jeder Wechsel in der Belegschaft verursacht Kosten: Rekrutierung und Einarbeitung, aber auch Neuaufbau von Kundenbeziehungen. In extremen Fällen sinkt die Leistungsfähigkeit des gesamten Unternehmens, was sich negativ auf den Unternehmenserfolg auswirkt. 

Wer die Fluktuationsrate kennt, kann handeln und Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung ergreifen. Wichtig ist, die Zahl der Fluktuationsrate zu lesen, also zu verstehen, warum sie sich in die eine oder andere Richtung entwickelt. 

Dabei ist zu beachten, dass zwischen dem Entschluss zur Kündigung und dem eigentlichen Ausscheiden oft viel Zeit vergeht; außerdem kann eine Veränderung in der Fluktuationsrate viele Gründe haben. Diese müssen nicht unbedingt unternehmensintern sein. Ist der Arbeitsmarkt gut, sind auch die Arbeitnehmenden wechselwilliger und die Fluktuationsrate steigt, auch wenn sich intern nichts verändert hat. 

Eine weitere interessante Kenngröße ist die Frühfluktuation, also das Ausscheiden neuer Mitarbeitender bereits in der Probezeit oder im ersten Jahr. Ist dieser Wert auffällig hoch, kann das auf Schwierigkeiten beim Recruiting oder Onboarding neuer Mitarbeitender hinweisen und sollte untersucht werden. 

So berechnen Sie die Mitarbeiterfluktuation

Es gibt verschiedene Formeln, um die Fluktuation von Mitarbeitenden im Unternehmen zu berechnen. Sie nutzen jeweils verschiedene Parameter und sind unterschiedlich komplex. Gemeinsam ist allen Formeln, dass sie die Mitarbeiterfluktuation als prozentualen Wert angeben. Wichtig ist vor allem, dass immer dieselbe Formel verwendet wird, um die Ergebnisse vergleichbar und Trends sichtbar zu machen. Entscheiden Sie auch, wie oft die Fluktuation gemessen werden soll: Monatlich, quartalsweise oder jährlich? 

Basisformel zur Berechnung der Mitarbeiter-Fluktuation

Die Basisformel ist sehr einfach und liefert lediglich einen groben Anhaltspunkt aus zwei Variablen in einem festgelegten Zeitraum x: der Zahl der Mitarbeitenden, die das Unternehmen in diesem Zeitraum verlassen und dem Personalbestand zu Beginn der betrachteten Periode. 

Vorteil: Die Basisformel ist sehr simpel und schnell anzuwenden. 

Nachteil: Zugänge im Betrachtungszeitraum werden nicht berücksichtigt. Damit ist die Formel insbesondere für wachsende Unternehmen unbrauchbar. 

Beispiel:

BDA-Formel

Die BDA-Formel ist etwas genauer als die Basisformel. Sie wurde von der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA) entwickelt und berücksichtigt den durchschnittlichen Personalbestand einer Periode, also indirekt und teilweise auch die Zugänge in diesem Zeitraum. Dieser Personalbestand wird ins Verhältnis gesetzt zu den mitarbeiterseitigen Kündigungen. 

Vorteil: Auch die BDA-Formel ist einfach anzuwenden, sie gibt ein etwas genaueres Bild als die Basisformel

Nachteil: Kündigungen, die vom Arbeitgebenden ausgehen, werden in dieser Formel nicht berücksichtigt. Die Verwendung des Durchschnittswerts macht die BDA-Formel zusätzlich ungenau. 

Beispiel: 

ZVEI-Formel

Der Zentralverband der Elektrotechnischen Industrie (ZVEI) wiederum berücksichtigt in der von ihm entwickelten Formel auch die Neuzugänge – sofern sie eine nach einem Abgang vakante Position neu besetzen. Mit anderen Worten: Wurde eine Stelle, von der gekündigt wurde, neu besetzt? Diese Kennzahl muss zunächst berechnet werden, bevor die eigentliche Fluktuationsrate ermittelt wird. 

Vorteil: Neuzugänge auf bereits bestehende Positionen werden berücksichtigt. 

Nachteil: Neu geschaffene Stellen wiederum ignoriert die Formel, was sie für schnell wachsende Unternehmen ungenau macht. 

Beispiel: 

Schlüter-Formel

Die Schlüter-Formel ist die komplexeste Formel, aber auch die genaueste. Sie berücksichtigt sowohl den Personalbestand zu Beginn des Betrachtungszeitraums als auch Abgänge und Zugänge. 

Vorteil: Die Formel berücksichtigt alle Mitarbeitenden und liefert ein genaues Ergebnis. 

Nachteil: Sie ist etwas komplexer als die anderen Formeln. 

Beispiel: 

Wie hoch ist zu hoch? Benchmarking der Fluktuationsrate

Vergleiche der eigenen Fluktuationsrate mit der anderer Unternehmen oder auch verschiedener Abteilungen eines Unternehmens untereinander sind grundsätzlich schwierig und wenig aussagekräftig. Daher gibt es keinen Wert, ab dem die Mitarbeiterfluktuation zu hoch ist oder auf Probleme im Unternehmen hinweist. 

Ebenfalls zu bedenken: Eine niedrige Fluktuationsrate wird als positiv wahrgenommen, weil sie Zeit und Kosten  für Recruiting und Einarbeitung neuer Mitarbeitender spart. Jedoch sollten Unternehmen, in denen gar keine Fluktuation stattfindet, darauf achten, dass sie dennoch offen bleiben für neue Ideen und Talente. 

Senken der Fluktuationsrate

Steigt die Fluktuationsrate im Unternehmen, gilt es die Ursachen zu ermitteln und Ansatzpunkte zu finden, diese zu beheben. Anhaltspunkte können Offboarding-Gespräche mit ausscheidenden Mitarbeitenden geben; allerdings sind diese insofern mit Vorsicht zu genießen, da man nie weiß, ob die betreffende Person die wahren Beweggründe für ihre Kündigung wirklich offenlegt. 

Anonyme Mitarbeiterbefragungen können helfen, die Stimmung in der Organisation zu erfassen. Sind die Mitarbeitenden frustriert über zu niedrige Löhne? Ist die Stimmung allgemein schlecht, stimmt die Work-Life-Balance vielleicht nicht oder wünschen sich die Mitarbeitenden mehr Perspektiven für die berufliche Entwicklung? Mitarbeiter-Apps wie Beekeeper erleichtern Sentiment-Analysen und nutzen KI, um Trends in der Belegschaft zu verstehen – insbesondere auch dann, wenn die Mitarbeitenden im Unternehmen dezentral arbeiten, etwa im Handel, in der Pflege oder auf dem Bau. 

Fazit

Es ist wichtig, dass Unternehmen ihre Fluktuationsrate kennen und einordnen können. Dabei ist eine vermeintlich hohe Fluktuationsrate kein Grund zur Panik, sondern nur zur Aufmerksamkeit: Entscheidend sind der Trend und die Fähigkeit, Ursachen einer Entwicklung zu finden. 

Auch schon bevor die Fluktuationsrate steigt, helfen Sentiment-Analysen, die Stimmung im Unternehmen einzuschätzen und eingreifen zu können, wenn sie sich negativ entwickelt. Das verhindert Frust unter den Fachkräften und vermeidet Kosten, die durch zu viele Wechsel unter den Mitarbeitenden entstehen. 

eben sich allerdings für Pflegeeinrichtungen durchaus Möglichkeiten, die Zufriedenheit der vorhandenen Mitarbeitenden zu verbessern und diese ans Haus zu binden. 

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Recruiting und Retention von Mitarbeitenden kosten Geld – doch Untätigkeit kommt Unternehmen wesentlich teurer zu stehen.

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FAQs Mitarbeiterfluktuation berechnen

Was ist die Fluktuationsrate?

Die Fluktuationsrate ist eine Kennzahl des Personalcontrollings und beschreibt die Quote von Zu- und Abgängen von Mitarbeitenden im Unternehmen. Dafür gibt es verschiedene Berechnungsmethoden. 

Ist eine hohe Fluktuationsrate ein Grund zur Sorge?

Wenn die Fluktuationsrate in einem Unternehmen steigt, sollte genauer analysiert werden, was die Veränderung auslöst. Eine steigende Fluktuationsrate könnte auf Unzufriedenheit der Mitarbeitenden oder Defizite in Recruiting und Onboarding hindeuten. 

Wie hoch ist eine gute Fluktuationsrate?

Es gibt keine pauschale Antwort darauf, was eine gute Fluktuationsrate ist, da diese von Größe und Reifegrad des Unternehmens, Branche und anderen Faktoren abhängt. Daher ist es ratsam, dass Unternehmen ihre eigene Fluktuationsrate mit der einer vorherigen Periode vergleichen. 

Was ist der Fluktuationskoeffizient?

Der Fluktuationskoeffizient gibt Auskunft über den Fluss von Mitarbeitenden in einem Unternehmen. Er  betrachtet einen festgelegten Zeitraum und bezieht begonnene und beendete Arbeitsverhältnisse auf die gesamte Höhe der Belegschaft.

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Das Problem ist bekannt: Wir werden älter, brauchen mehr und längere Pflege; gleichzeitig gibt es zu wenige Pflegekräfte und die, die es gibt, leiden unter schwierigen Arbeitsbedingungen und scheiden oft lange vor der Rente aus. 

Wir beleuchten in diesem Beitrag Ursachen und Auswirkungen des Personalmangels in der Pflege und zeigen Lösungsvorschläge und Auswege auf, mit denen Pflegeeinrichtungen der Situation im eigenen Haus begegnen können. 

Was sind die Ursachen des Personalmangels in der Pflege? 

Es gibt nicht die eine Ursache für den Mangel an Fachkräften im Pflegebereich – die aktuelle Situation ist das Ergebnis von politischen Fehlentscheidungen, dem demographischen Wandel und ungünstigem Personalmanagement. 

Schlechte Arbeitsbedingungen in der Pflege

Der Pflegeberuf ist für viele, die ihn ausüben, mehr Berufung als Job. Die Menschen wollen pflegen und helfen – und genau das können sie im aktuellen System nicht. Stattdessen verbringen sie die Hälfte ihrer Arbeitszeit mit bürokratischen Tätigkeiten statt mit der aktiven Betreuung von Patienten. 

Die restliche Zeit ist zwar Dienst am Patienten; doch häufige Unterbrechungen und zu wenige Pflegekräfte für zu viele Patienten führen zu einer erheblichen emotionalen Belastung. Die Pflegenden haben keine Zeit, ihrem eigenen Anspruch gerecht zu werden und können oft nur das nötigste erledigen. 

Physische und psychische Belastungen erschweren die Arbeit

Pflegekräfte tragen eine besondere Verantwortung für Gesundheit und Wohlbefinden derer, die sie versorgen. Oft müssen sie Entscheidungen unter Druck und in Notfallsituationen treffen, ohne Zugriff auf relevante Informationen zu haben. 

Die Arbeit ist auch körperlich herausfordernd: schweres Heben, Stehen, Verharren in Zwangshaltungen und der Umgang mit potenziell schädlichen mikrobiologischen Stoffen schaden der Gesundheit der Pflegenden. 

Fehlende Anerkennung auf allen Ebenen

Hinzu kommt, dass die Arbeit als Pflegekraft wenig Anerkennung erfährt, weder im Haus selbst noch von der Gesellschaft oder finanziell – das Gehalt ist niedrig, Feedbackgespräche und Weiterbildungsangebote sind selten. Dafür sind Überstunden und kurzfristige Änderungen am Dienstplan in der Pflege an der Tagesordnung. 

All diese Faktoren führen dazu, dass Pflegekräfte, die diesen Beruf eigentlich einmal aus Überzeugung gewählt haben, entweder in Teilzeit ausweichen oder ganz aufgeben und in ein anderes Berufsfeld wechseln. 

Entlasten Sie Ihre Mitarbeitenden von Bürokratie und steigern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit mit einfacher, digitaler Kommunikation:

Demographischer Wandel verschlechtert die Pflegesituation weiter

Menschen in unserer Gesellschaft leben immer länger. Das verschärft den Personalmangel in der Pflege in mehrfacher Hinsicht.  

Fehlender Nachwuchs

Es gibt nicht genug Auszubildende und Absolvierende in Pflegeberufen, um die Kräfte zu ersetzen, die in absehbarer Zeit in Rente gehen werden – geschweige denn, um den steigenden Bedarf zu decken, der aufgrund der immer höheren Lebenserwartung entsteht. 

Längere Lebenszeit = mehr Pflegebedarf

Es ist eine gute Nachricht, dass die Lebenserwartung steigt. Allerdings steigt damit auch der Bedarf an Pflege, denn mit den Jahren nehmen auch chronische Krankheiten zu. Das bedeutet, dass Menschen länger pflegebedürftig sind und die Anforderungen an die Qualität der Pflege steigen. 

In der Altersgruppe der über 75-jährigen sind rund 11 Prozent pflegebedürftig, während es bei den über 90-jährigen über 70 Prozent sind. Ende 2021 gab es in Deutschland rund 5 Millionen pflegebedürftige Menschen und damit rund doppelt so viele wie noch zu Beginn des Jahrtausends. 

Auswirkungen des Personalmangels in der Pflege 

Der Personalmangel in den Pflegeberufen ist längst zum Teufelskreis geworden: Schlechte Bedingungen führen dazu, dass Fachkräfte den Beruf an den Nagel hängen und Nachwuchs sich für andere Ausbildungen entscheidet. Das verschlechtert die Situation derer, die noch pflegen und führt dazu, dass weitere Fachkräfte sich gegen ihren Beruf entscheiden und aufgeben. 

Negativspirale: Arbeitsbedingungen in der Pflege verschlechtern sich weiter

Je weniger Pflegekräfte es gibt, umso mehr verdichtet sich die Arbeit für die, die weiter im Beruf bleiben: mehr Stress, Zeitdruck und Überstunden führen zu emotional belastenden Situationen sowohl im Dienst als auch für das Privatleben und schlagen auf die eigene Gesundheit der Pflegenden. 

Eine DGB-Studie von 2018 hat ergeben, dass 75 Prozent der Pflegefachkräfte davon ausgehen, ihren Beruf nicht bis zur Rente ausüben zu können. Arbeitgebende erwarten häufig, dass Beschäftigte auch außerhalb der Arbeitszeit für sie erreichbar sind und kurzfristig “aus dem frei” für Dienste einspringen können. 

Da die Pflegekräfte die Situation auf ihren Stationen kennen und weder Kolleg:innen noch Patient:innen hängen lassen wollen oder können, führt das dazu, dass immer mehr Tage am Stück gearbeitet wird und Erholungsphasen unterbrochen werden. 

Weniger Fluktuation, mehr Beständigkeit in der Pflege und ein angenehmes Arbeitsklima für Pflegekräfte – testen Sie die digitale Plattform:

Sinkende Qualität des Pflegeangebots

Ebenfalls in der DGB-Studie geben rund 76 Prozent der Befragten an, ihre Arbeit sehr häufig unter Zeitdruck erledigen zu müssen. Das führt dazu, dass wichtige Aufgaben unerledigt bleiben oder nicht mit der nötigen Sorgfalt erledigt werden können. 

46 Prozent der Beschäftigten geben an, dass sie sehr häufig oder oft Abstriche in der Qualität ihrer Arbeit machen müssen, um das Pensum zu schaffen. Das wiederum steigert die emotionale Belastung für die Pflegekräfte, die wissen, welche Folgen mangelnde Achtsamkeit haben kann.

Mehr offene Stellen als Bewerbende

Ein Mangel an Pflegekräften und steigender Bedarf führen dazu, dass es immer schwieriger ist, offene Stellen zu besetzen. Eine Position für eine Altenpflegefachkraft bleibt im Bundesdurchschnitt rund 212 Tage unbesetzt, in der Krankenpflege sind es sogar bis zu 240 Tage – etwa acht Monate.

Personalmangel existenzbedrohend für die Häuser

Ab einem gewissen Punkt ist es nicht mehr möglich, unbesetzte Stellen mit vorhandenen Personalkapazitäten abzufangen. Bereits heute nehmen Pflegedienste in einigen Regionen Deutschlands keine neuen Patienten mehr auf; andere sehen sich gar gezwungen, bestehende Verträge zu kündigen. 

Der Deutsche Pflegeverband erklärte im Mai 2023, dass eine Befragung unter den Mitgliedsunternehmen ergeben habe, dass sich 70 Prozent Sorgen um ihre finanzielle Existenz machen würden. Wenn wegen des Fachkräftemangels Betten nicht belegt oder Patienten nicht angenommen werden könnten, ist ab einem gewissen Punkt der Betrieb nicht mehr wirtschaftlich möglich. Wird dann das ganze Haus geschlossen, verschärft sich die Situation noch weiter. 

Personalmangel in der Pflege: Lösungsvorschläge und Ideen

Ebenso, wie die Ursachen für den Pflegenotstand vielschichtig sind, gibt es viele Lösungsansätze für das Problem. Auf gesellschaftlicher Ebene ist die Politik gefragt, aber auch in den einzelnen Häusern bzw. Trägern und bis hin zu den Pflegeteams gibt es Möglichkeiten, dem Personalmangel zu begegnen.

Integration ausländischen Pflegepersonals

Das Recruiting von Fachkräften außerhalb Deutschlands wird immer wieder beworben, gestaltet sich in der Praxis allerdings bisher als schwierig. Zwar hat sich der Anteil der Pflegekräfte mit einer ausländischen Staatsangehörigkeit von acht Prozent in 2017 auf 14 Prozent in 2022 nahezu verdoppelt und liegt inzwischen bei rund 244.000 Personen (2022). 

Allerdings kämpfen die Pflegekräfte hier mit der Sprachbarriere, um die Anerkennung ihrer Abschlüsse und ganz einfach um Anerkennung: Gerade Pfleger und Krankenschwestern aus dem nicht-EU-Ausland sind es in ihrer Heimat gewöhnt, ein höheres Ansehen zu genießen und mehr ärztliche Aufgaben zu übernehmen. Dürfen sie das in Deutschland nicht mehr tun, erleben sie die Arbeit in Deutschland als Rückschritt, Frustration ist die Folge. Das spricht sich auch in den Heimatländern herum: Nur 17 Prozent der in Deutschland arbeitenden philippinischen Pflegekräfte würden befreundeten Kolleg*innen auf den Philippinen ihren Job empfehlen. 

Hier wird der Gesetzgeber aktuell bereits aktiv. Teil des Gesetzes zur Stärkung der Pflege, das 2023 auf den Weg gebracht wurde, sieht vor, dass Anerkennungsverfahren für ausländische Berufsabschlüsse vereinheitlicht und vereinfacht werden. 

Akademisierung des Pflegeberufs und verbesserte Karrieremöglichkeiten

Ein weiterer Bereich des Gesetzentwurfs sieht vor, dass aus der klassischen Ausbildung zu Gesundheits- und Krankenpflegenden ein duales Studium wird, das den Absolvierenden bessere Berufsaussichten verspricht. 

Andere EU-Staaten haben damit bereits gute Erfahrungen gemacht. Des Weiteren sollen Hürden zwischen den Bundesländern abgebaut werden, so dass es bundesweit einheitliche Strukturen in der Pflegeausbildung gibt. 

Oft übersehenes Potenzial sind die vielen Teilzeitkräfte in der Branche sowie die Fachkräfte, die wegen schlechter Arbeitsbedingungen den Bereich verlassen haben. Die Pflege ist ein Berufszweig, dessen Beschäftigte besonders viel Sinn und Erfüllung in der Arbeit suchen. 

Gelingt es, die positiven Aspekte des Berufsbilds zu stärken und Pflegekräften die Gelegenheit zu geben, auch wirklich zu pflegen und nicht nur von Patient:in zu Patient:in zu hetzen, könnten sich viele Fachkräfte vorstellen, wieder in ihren Beruf zurückzukehren oder die Stunden aufzustocken. Das ergab die Studie “Ich pflege wieder, wenn…” der Hans-Böckler-Stiftung. 

Unvorhergesehene Änderung in den Schichten? Kommunizieren Sie direkt mit Ihrem Pflegeteam.

Verbesserte Arbeitsbedingungen für Pflegekräfte

Insbesondere in den Bereichen Mitarbeiterführung, Digitalisierung und Weiterbildung haben Arbeitgebende die Gelegenheit, selbst bessere Bedingungen zu schaffen und Fachkräfte an ihr Haus zu binden. 

Der erste Schritt ist ganz einfach, das Team selbst zu fragen, was es am meisten belastet und welche Sofortmaßnahmen es sich wünschen würde, um die Arbeitsbedingungen zu verbessern. Digitale Tools ermöglichen schnelle und einfache Mitarbeiterbefragungen auch für dezentral eingesetzte Fachkräfte. 

Ein angenehmer kollegialer Umgangston und regelmäßige Feedbackgespräche sowie Karrierepläne können die Mitarbeiterzufriedenheit bereits deutlich steigern. Besonders wichtig: verlässliche Dienstpläne. Springerpools und Bereitschaftsdienste verhindern, dass Pflegekräfte spontan aus der Freizeit Dienste übernehmen müssen und schaffen mehr Planbarkeit. 

Gute Pflege braucht gute Bedingungen, denn die Forschung hat gezeigt, dass eine rein quantitative Aufstockung des Personals keine Entlastung bringt, wenn sich nicht mindestens gleichzeitig auch die Arbeitsbedingungen verbessern. Nur wenn Mitarbeitende dauerhaft im Haus bleiben, gelingen die Senkung der Rekrutierungskosten und die Entlastung der Pflegeteams: wer weniger Personal verliert, muss auch weniger nachbesetzen. 

Weniger Bürokratie und mehr Miteinander durch Digitalisierung der Pflege

Viele Aufgaben der Pflegekräfte, wie Dokumentation oder Medikamenten-Management können digitalisiert werden. Die gewonnene Zeit haben Pflegekräfte dann für die Aufgaben, die ihnen eigentlich wichtig sind: Die Arbeit am Patienten. 

Mitarbeiter-Apps wie Beekeeper ermöglichen die Digitalisierung wiederkehrender Aufgaben über Workflows, die einfache und sichere Kommunikation untereinander und ermöglichen außerdem die Verwaltung von Dienstplänen, Schichttausch und Urlaubsanträgen. 

Fazit

Der Personalmangel in der Pflege ist inzwischen zum existenzbedrohenden Problem für Krankenhäuser, Altenheime und Pflegedienste geworden. Mit verbesserten Arbeitsbedingungen und gezielter Digitalisierung ergeben sich allerdings für Pflegeeinrichtungen durchaus Möglichkeiten, die Zufriedenheit der vorhandenen Mitarbeitenden zu verbessern und diese ans Haus zu binden. 

Mit der Mitarbeiter-App im Gesundheitswesen Beekeeper erstellen und kommunizieren Sie Dienstpläne einfach und direkt. Für zufriedene Pflegekräfte und weniger Flukturation. Jetzt Termin vereinbaren!

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Der Fachkräftemangel hat in Gastronomiebetrieben und Bäckereien bereits dazu geführt, dass Öffnungszeiten reduziert werden müssen, weil nicht genug Personal vorhanden ist. Das Ziel des Einzelhandels jedoch ist es, Kund:innen zuverlässig, schnell und gut zu versorgen. Die Reduktion gewohnter Öffnungszeiten ist somit der worst-case. 

Eine durchdachte Marktorganisation hilft, die Zufriedenheit von Mitarbeitenden zu steigern, die Fluktuation zu senken, wirkt dem Fachkräftemangel entgegen und stellt die Versorgung der Kundschaft sicher. 

Digitalisierung im Lebensmitteleinzelhandel

Supply Chain und Kassensysteme sind im Lebensmittelhandel seit Jahrzehnten selbstverständlich digitalisiert. Anders sieht es aus in der operativen Marktorganisation: Schichtpläne hängen am Schwarzen Brett, Mitarbeitende haben keine Möglichkeit, sich gegenseitig auf der Fläche zu erreichen, Dokumente sind unzugänglich. 

Dabei bietet die Digitalisierung auch der Filialorganisation erhebliches Potenzial, sowohl den Service für Kund:innen als auch die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern. 

10 Tipps für bessere Marktorganisation im Lebensmittelhandel: 

Tägliche Aufgaben automatisieren und vereinheitlichen

Im Lebensmittelhandel gibt es viele wiederkehrende Aufgaben: Wareneingangskontrolle, Tagesabschluss, Abwesenheitsanträge der Mitarbeitenden,…. Diese Aufgaben lassen sich digital bearbeiten und abhaken, so dass jederzeit klar ist, wer dafür zuständig ist und ob etwas noch zu erledigen oder bereits geschehen ist. 

Einheitliche Abläufe und Workflows, die über digitale Checklisten und Formulare abgearbeitet werden können, erleichtern die interne Kommunikation und verkürzen die Bearbeitungszeit. Mit einer digitalen Plattform können Sie Mitarbeitenden Aufgaben direkt zuweisen: die direkte und klare Kommunikation erleichtert die Filialorganisation und hilft, Fehler zu vermeiden. 

Dokumente digital zugänglich machen 

Wichtige Bestimmungen zu Lebensmittelsicherheit, Hygiene, Kühlketten etc. müssen für alle Mitarbeitenden zugänglich sein. Eine digitale Dokumentenbibliothek macht das möglich: schneller und einfacher Zugriff auf aktuelle Vorgaben erleichtern es Mitarbeitenden und Filialführung, den Überblick zu behalten. 

Gibt es eine neue Bestimmung zum Umgang mit Waren? Auf einer digitalen Plattform können Sie Bestätigungen anfordern, dass Ihr Team diese zur Kenntnis genommen und gelesen hat. Eine digitale Unterschrift gibt beiden Seiten Sicherheit. Die Mitarbeitenden müssen sich wichtige Informationen nicht mühsam manuell zusammensuchen; die Filialleitung kann direkt jene Mitarbeitende kontaktieren, die auf eine Änderung ggf. noch nicht reagiert haben. 

Nahtlose Kommunikation und vereinfachte Prozesse: Wie hat Edeka es gemacht? Hier Webinar ansehen: 

Alle Mitarbeitenden jederzeit erreichen können

Mitarbeitende im Lebensmittelhandel sind dezentral unterwegs und daher schwierig erreichbar. Auf der Fläche, in Teilzeit, nach Ladenschluss als Reinigungskraft oder frühmorgens als Liefernde: die Belegschaft ist verstreut und wichtige Informationen erreichen sie oft zu spät oder gar nicht. 

Produktneuigkeiten oder Aktion geplant? Mit einer mobilen digitalen Plattform informieren Sie alle Mitarbeitenden in Echtzeit. Unabhängig von Sprachbarrieren und Standorten teilen Sie Fotos und Informationen in Sekundenschnelle, während die Mitarbeitenden direkt kommentieren, Feedback geben und Fragen stellen können. Wollen Sie sichergehen, dass die Mitarbeitenden eine Information zur Kenntnis genommen haben, können Sie auch Lesebestätigungen einholen. Direkte Kommunikation mit den dezentralen Fachkräften vereinfacht die Marktorganisation und steigert somit auch Kundenzufriedenheit und Umsatz. 

Schichten digital und in Echtzeit teilen

Wer wann für welche Schicht eingeteilt ist, gehört nicht ans Schwarze Brett und sollte Mitarbeitenden auch nicht per Mail mitgeteilt werden. Mit einer digitalen Plattform erhalten Unternehmen im Lebensmittelhandel eine datenschutzkonforme Lösung, die auch der Belegschaft mehr Flexibilität bietet. 

Schichten können so einfacher getauscht werden und jede:r hat Zugriff auf den aktuellen Dienstplan und behält einfach den Überblick. Mitarbeiter-Apps wie Beekeeper sind direkt integrierbar mit gängigen Dienstplantools, bieten aber auch selbst eine Schichtplanungslösung. 

Schichtübergaben erleichtern

Mit einem digitalen Tool wird auch die Schichtübergabe einfach und zügig möglich: In einheitlichen und verbindlichen Workflows kann das Personal auf der Fläche bestätigen, dass die Übergabe stattgefunden hat und etwaige damit verbundene Aufgaben direkt in der App abhaken. Weniger Mental Load und mehr Überblick erleichtern die Arbeit. 

Vernetzen Sie Ihre dezentralen Mitarbeitenden

Ein Grund für die Unzufriedenheit unter Angestellten im Lebensmittelhandel ist das Gefühl von Isolation. Eine geringe Bindung ans Unternehmen sorgt dafür, dass Mitarbeitende schneller bereit sind, zu kündigen und sich selbst als leicht ersetzbar wahrnehmen. 

Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden von Neuigkeiten im Unternehmen erfahren – überlassen Sie das nicht dem Flurfunk. Mit einer digitalen Plattform können Sie zum einen Informationen top-down kommunizieren. Zum anderen ist es eine sichere, praktische und datenschutzkonforme Option, mit der die gesamte Belegschaft in Kontakt bleiben kann – unabhängig vom Arbeitsort. 

Wertschätzung zeigen

Anerkennung für gute Arbeit ist gerade für Fachkräfte in dezentralen Berufen wichtig. Erfolge und Leistung gehen unter, wenn niemand auf sie hinweist. Motivieren Sie Ihre Belegschaft und feiern Sie besondere Errungenschaften gemeinsam – auch wenn Sie räumlich getrennt sind. 

Die Mitarbeiter-App gegen den Fachkräftemangel – wie digitale Tools bei der operativen Marktorganisation helfen. Jetzt Webinar ansehen. 

Feedback erfragen

Was denken eigentlich Ihre Mitarbeitenden? Kennen Sie die Stimmung in Ihrer Belegschaft? Es ist wichtig zu wissen, was die Fachkräfte beschäftigt. Das ist ungleich schwieriger, wenn sie dezentral auf der Fläche oder in der Anlieferung arbeiten. Gleichzeitig hat das Personal auf der Fläche direkten Kundenkontakt und ist im Lebensmittelhandel das Aushängeschild für den Markt. 

Digitale Tools erleichtern es, Mitarbeiterumfragen durchzuführen. Haken Sie regelmäßig nach und erhalten Sie schnell und einfach Erkenntnisse direkt von Ihrer Belegschaft. Bonus: Wenn sich die Arbeitsbedingungen daraufhin auch wirklich verbessern, ist das sehr motivierend für die Mitarbeitenden – sie haben eine Stimme erhalten. 

Mitarbeiterempfehlungen einholen

Es ist schwierig, freie Stellen mit geeigneten Kandidat:innen zu besetzen. Umso wichtiger sind Empfehlungen der Mitarbeitenden. Informieren Sie die gesamte Belegschaft über offene Stellen und lassen Sie sich als Arbeitgebender weiterempfehlen. 

Einarbeitung in wenigen Stunden

Der Start eines neuen Teammitglieds ist für beide Seiten stressig und anstrengend. Es ist jedoch möglich, das Onboarding zu verkürzen, vereinheitlichen und zu vereinfachen. Geben Sie neuen Mitarbeitenden bei der Einarbeitung digital sofort Zugang zu allen relevanten Informationen und Unterlagen, richten Sie standardisierte Workflows ein und erleichtern Sie dem Neuzugang den Einstieg. 

Je wohler sich die Fachkraft im Markt fühlt, desto geringer ist auch das Risiko für eine Kündigung in der Probezeit. 

Fazit: Digitale Tools erleichtern die Marktorganisation im Lebensmittelhandel

Der Lebensmittelhandel steht unter Druck. Die Digitalisierung hat bereits Prozesse des Warenflusses und der Abrechnung effizienter gemacht. Doch in der operativen Filialorganisation gibt es noch erhebliches Potenzial, Abläufe zu vereinfachen und so für besseren Kundenservice und Mitarbeiterzufriedenheit zu sorgen. 

Der Einsatz digitaler Tools bedeutet eine spürbare Entlastung und Zeitersparnis für Mitarbeitende auf der Fläche, im Lager und in unterstützenden Bereichen, steigert die Effizienz und verschafft Märkten einen spürbaren Wettbewerbsvorteil sowohl im Rennen um Fachkräfte als auch im Vergleich zur Konkurrenz. 

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Um im Einzelhandel erfolgreich zu digitalisieren, müssen beide Seiten – die Bedürfnisse der Konsumierenden, aber auch unternehmensinterne Abläufe – optimiert und angepasst werden. Eine einseitige Förderung der Digitalisierung des Einzelhandels ist in diesem Falle nur wenig zielführend. Warum die Digitalisierung im stationären Einzelhandel große Vorteile für Unternehmen sowie Kundinnen und Kunden gleichermaßen birgt, wie eine digital optimierte interne Kommunikation den Umsatz steigert und Betriebe zukunftsfähig macht und wie Sie im stationären Handel auch im digitalen Zeitalter konkurrenzfähig bleiben, lesen Sie in diesem Artikel. 

Diese Chancen bietet die Digitalisierung im stationären Einzelhandel

Digital Natives wie Millennials oder Generation Z haben andere Erwartungen an den Einzelhandel als Babyboomer: Sie wünschen sich ein Omnichannel-Einkaufserlebnis, bei dem sie zwischen verschiedenen Kanälen nahtlos wechseln können, ohne dass Informationen oder Daten verloren gehen. Auch eine professionelle Beratung, ein schneller Checkout sowie personalisierte Angebote sind Teil der Ansprüche, die Digital Natives an die Digitalisierung des Einzelhandels haben. Wichtig ist aber vor allem, dass der stationäre Einzelhandel für das bewusste Slow-Shopping erhalten bleibt, aber dennoch bequeme digitale Lösungen angeboten werden. 

Digitalisierung Einzelhandel: Vorteile beider Welten miteinander verbinden

Viele Einzelhändler, die die zunehmende Digitalisierung kritisch sehen, vergessen, dass es nicht um eine grundlegende Veränderung, sondern vielmehr um eine zeitgemäße Optimierung der Geschäftsstrategie geht. Die Digitalisierung des Einzelhandels verknüpft idealerweise die Vorteile beider Welten – der analogen sowie der digitalen – und macht ein Unternehmen so zukunfts- und konkurrenzfähig. Je nach Situation, Produkt oder Kaufanlass sind Kundinnen und Kunden mal offline, mal online – also kanalübergreifend – unterwegs. Genau diese Möglichkeit sollte sich der stationäre Handel zunutze machen: Kundinnen und Kunden müssen online sowie offline gleichermaßen erreicht werden. 

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Vorteile Digitalisierung Einzelhandel: Pluspunkte des stationären Handels bleiben erhalten

Viele Konsumierenden schätzen den stationären Handel – vor allem wegen seiner spezifischen Vorteile:

• Im Ladengeschäft kann die Ware direkt ausprobiert und in die Hand genommen werden. Das leistet Überzeugungsarbeit und schafft Vertrauen zum Produkt. 
• Die Ware steht im Einzelhandel direkt zur Verfügung und kann ab dem Tag des Kaufes genutzt werden.
• Haben Kundinnen und Kunden spezielle Fragen zu einem Produkt oder möchten sich professionell beraten lassen, ist dies im stationären Einzelhandel selbstverständlich. Neben der Kundenberatung im Einzelhandel ist auch der soziale Kontakt für viele Menschen ein ausschlaggebendes Kriterium, nicht online einzukaufen.
• Der Einkauf im Ladengeschäft bietet Kundinnen und Kunden ein Rundumerlebnis mit allen Sinnen. 

Deshalb gilt die Prämisse, bei der Digitalisierung des Einzelhandels wertvolle Synergien zu kreieren und das Einkaufserlebnis des stationären Handels für die Vorteile der Digitalisierung des Einzelhandels nutzbar zu machen. 

Digitalisierung Einzelhandel Beispiele: Einfache Lösungen mit großer Wirkung

Viele Unternehmen stehen der Digitalisierung des Einzelhandels noch immer planlos gegenüber: Laut einer repräsentativen Bitkom-Umfrage aus dem Jahr 2021 sagen zwar 75 Prozent der befragten Unternehmen, dass die Digitalisierung eine Chance für ihren Betrieb ist, allerdings wollen nur zwei Prozent langfristig Jahr für Jahr in den digitalen Umbruch investieren. Damit Innenstädte nicht aussterben und der Einzelhandel konkurrenzfähig bleibt, muss sich der stationäre Handel neu erfinden und digitale Technologen einbinden – ohne den digitalen und stationären Handel gegeneinander auszuspielen. Umsatz steigern im Einzelhandel funktioniert nur noch mittels Digitalisierungsstrategien.

Bereits einfache digitale Lösungen optimieren das Angebot im Einzelhandel:

• 24-Stunden-Abholstationen für online oder offline bestellte Waren
• Verlängerte Ladentheke, die über ein Tablet ein erweitertes Angebot im Laden zugänglich macht
• QR-Codes zu einzelnen Produkten können eingescannt werden und stellen via Video ausführliche Produktinformationen vor
• Über einen Online-Shop kann der regionale Einzelhandel auch überregional verkaufen 
• Innovative Techniken wie Augmented Reality anbieten, um visuelle Vorstellungskraft zu unterstützen
• Mobiler Checkout, eventuell mit digitaler Kundenkarte, für einen unkomplizierten Kaufvorgang 
• Social Media kreativ nutzen, um neue Kundinnen und Kunden zu generieren

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Digitalisierung Einzelhandel: Auch unternehmensinterne Abläufe müssen digital werden

Die Digitalisierung des Einzelhandels hört allerdings nicht beim Einkaufserlebnis der Kundinnen und Kunden auf: Auch unternehmensinterne Abläufe müssen digitalisiert werden. Ob Informationsaustausch, Schichtplanung oder Kommunikation mit Mitarbeitenden: Nutzen Unternehmen verschiedene Kanäle gleichzeitig, gehen Informationen oft unter. Digitale Tools wie die Beekeeper-App erleichtern für Einzelhandel-Unternehmen, wie Nanu-Nana und Ramelow, nicht nur Planung und Organisation unternehmensinterner Abläufe, sondern sichern zudem eine transparente Kommunikation unter den Mitarbeitenden sowie mit der Geschäftsführung.

Lesen Sie mehr darüber, wie Nanu-Nana und Ramelow mit einem modernen strategischen Kommunikationskonzept die Teamproduktivität steigern und Transparenz erhöhen.

Neben der einfachen Kommunikation im Einzelhandel über das Smartphone bietet Beekeeper zudem den Vorteil, dass auch Onboarding-Prozesse oder Weiterbildungen digitalisiert und somit orts- und zeitunabhängig abgerufen werden können. Die Erfolgsgeschichten von Butlers und Bründl Sports zeigen, wie eine optimale Digitalisierung im Einzelhandel auf Unternehmensseite aussieht. 

Bründl Sports als Beispiel für Digitalisierung im Einzelhandel 

Im Filialgeschäft von Bründl Sports war es meist sehr mühsam, miteinander zu kommunizieren: Ein PC für die gesamte Filiale machte es unmöglich, Mitarbeitende individuell anzusprechen. Zudem konnte nicht garantiert werden, dass wichtige Informationen tatsächlich bei allen Mitarbeitenden ankamen. Kommuniziert wurde vor allem über lose organisierte Whatsapp-Gruppen, die allerdings nie alle Mitarbeitenden inkludierten und starke Defizite hinsichtlich des Datenschutzes aufwiesen. 

Mit Beekeeper hat Bründl Sports den Sprung in die Digitalisierung des Einzelhandels geschafft: Dadurch, dass alle Mitarbeitenden direkt über das Smartphone erreichbar sind, wurde die Kommunikation persönlicher und DSGVO-konform. Empfangsbestätigungen sichern ab, dass tatsächlich alle Informationen registriert wurden und alle Mitarbeitenden auf dem aktuellen Stand sind. 

Seitdem wird bei Bründl Sports Produktwissen über Videos in einer integrierten e-Learning-Plattform an Mitarbeitende weitergegeben und neues Wissen über Online-Prüfungen abgefragt. Zudem stellt der Bründl Mehr-Wissen-Stream aktuelle Produktneuheiten vor, sodass alle Mitarbeitenden immer up to date sind. Regelmäßige Video-Updates der Geschäftsleitung werden ebenfalls über den News-Stream verbreitet und tragen zum Zugehörigkeitsgefühl der Belegschaft bei.

Erfahren Sie, wie Edeka mit Hilfe von Beekeeper die internen Prozesse vereinfacht und digitalisiert. Jetzt Webinar ansehen.

Digitalisierung Einzelhandel: Beispiele von Butlers

Auch bei Butlers funktioniert die Digitalisierung des Einzelhandels vor allem über transparente und leicht zugängliche Kommunikation. Vor dem Einsatz digitaler Tools erreichten E-Mails immer nur Filialen – aber nie einzelne Mitarbeitende, vor allem nicht in der Logistik. Fragen und Anregungen der Mitarbeitenden auf den Verkaufsflächen wurden zudem nur an den Filialleiter weitergegeben, da es unklar war, wer nun direkter Ansprechpartner in der Butlers-Zentrale war. 

Dank Beekeeper konnte eine lockere und offene Kommunikation etabliert werden – nicht nur untereinander, sondern auch mit der Geschäftsführung. Integriertes e-Learning sichert Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie das Onboarding für die Mitarbeitenden und ein digitaler IT-Support für neue Technologien hilft in konkreten Alltagssituationen direkt weiter. Über Streams erhalten Mitarbeitende alle relevanten Informationen direkt auf ihr Smartphone und bleiben mit Kolleginnen und Kollegen sowie der Geschäftsführung in direktem Kontakt. Dazu konnten Arbeitsabläufe digitalisiert und vereinfacht werden, was es Butlers ermöglichte, auch in Krisenzeiten neue Potenziale zu schöpfen. 

Lesen Sie, wie Walder Schuhe die Digitalisierung im Unternehmen durch einfache Prozesse vorantreibt und die Effizienz im Handel erhöht.

Fazit: Digitalisierung im Einzelhandel macht Unternehmen konkurrenzfähig

Um im stationären Handel überleben zu können, müssen Unternehmen digitaler werden – sowohl das Kauferlebnis für Kundinnen und Kunden als auch interne Abläufe und Strukturen. Dabei geht es nicht darum, durch die Digitalisierung den herkömmlichen Einzelhandel zu vernichten, sondern vielmehr die Vorteile beider Welten zu nutzen und fruchtbar zu machen. 

Schon einfache digitale Lösungen wie ein mobiles Bezahlsystem, digital verlängerte Ladentheken oder Augmented Reality lassen den Einzelhandel im 21. Jahrhundert ankommen und unterstützen dabei, Ihr Unternehmen zukunfts- und konkurrenzfähig zu machen. 

Auf Unternehmensseite helfen Tools wie Beekeeper dabei, digitalen Anschluss zu finden: Die gesamte Unternehmenskommunikation kann – wie bei Butlers oder Bründl Sports – auf die App verlegt werden. So werden Mitarbeitende immer direkt auf dem Smartphone angesprochen und erhalten alle relevanten Informationen. Über digitale Schichtpläne, e-Learning-Möglichkeiten und News-Streams werden unternehmensinterne Prozesse optimiert und zukunftsfähig gestaltet. 

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Damit bietet der Dienstplan die Chance, mit geschickter Planung die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu fördern und sie langfristig an Ihre Einrichtung zu binden – was angesichts der Personalknappheit im Gesundheitsbereich besonders wichtig ist. 

Wer einen Dienstplan in der Pflege erstellt, trägt weitreichende Verantwortung. Denn über Pflegequalität und Mitarbeiterzufriedenheit hinaus dient der Dienstplan auch der Lohnabrechnung und ist außerdem rechtlich gesehen eine Urkunde, die, einmal veröffentlicht, nicht ohne weiteres verändert werden darf. Lesen Sie unsere 11 Tipps für die erfolgreiche Gestaltung von Dienstplänen in der Pflege. 

Wer darf den Pflegedienstplan gestalten? 

Rechtlich gesehen übt der Arbeitgebende mit der Erstellung des Dienstplans sein Weisungsrecht gegenüber den Mitarbeitenden aus, wann und wo diese ihre vertraglich vereinbarte Arbeitszeit abzuleisten haben (§ 106 GewO). 

Das heißt: Der Arbeitgebende darf und muss den Dienstplan erstellen. In der Praxis fällt diese Aufgabe meistens an Pflegeleitung oder Personalabteilung. 

Kommunizieren Sie Dienstpläne, Änderungen und andere wichtige Informationen direkt an Ihre Mitarbeitenden – ohne Papier, Aushänge und Streuverluste. 

Aufbau und Inhalte eines Pflegedienstplans

Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften dazu, was ein Dienstplan in der Pflege genau enthalten muss. Üblicherweise sollten jedoch folgende Informationen enthalten sein, damit die Pflege im Haus sichergestellt ist: 

• Gültigkeitsbereich des Dienstplans, z.B. Abteilung oder Station
• Vor- und Nachname des Mitarbeitenden sowie dessen Position und/oder Qualifikation (z.B. Auszubildende, Pflegefachkraft)
• Soll-Arbeitszeit, Schichtform oder geplante Arbeitszeit
• Abwesenheiten und Urlaubstage
• Nachweise über Mehr- und Feiertagsarbeiten sowie daraus resultierende Ausgleichszeiten
• Rufbereitschaften
• Soll-Ist-Vergleich und Kontrolle der tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten
• Datum von Bekanntgabe und Inkrafttreten des Dienstplans
• Unterschriften der Person, die den Dienstplan erstellt hat, sowie der Vorgesetzten, ggf. Kenntnisnahme des Betriebsrats

Mitarbeiterzufriedenheit, rechtliche Vorgaben und vor allem die Qualität der Pflege: Wie bekommen Dienstplangestalter alle Interessen “unter einen Hut”? 

Wir haben 11 Tipps für eine reibungslose Dienstplanung. 

11 Tipps: Erfolgreiche Dienstplangestaltung in der Pflege

1. Planen Sie die Dienste möglichst weit im Voraus

Der Dienstplan bestimmt das Leben der Pflegefachkräfte und ihrer Familien. Naturgemäß haben Ihre Mitarbeitenden also ein großes Interesse daran, möglichst frühzeitig zu wissen, wann sie Dienst haben. 

Es gibt keine gesetzliche Regelung, wie weit im Voraus ein Dienstplan bekannt gegeben werden muss, als Minimum gelten üblicherweise vier Tage Vorlauf, basierend auf §12 Abs. 3 Teilzeit- und Befristungsgesetz. Es ist jedoch ratsam, den Dienstplan mindestens vier Wochen final bekanntzugeben, besser noch gibt es einen vorläufigen Jahresplan, aus dem Urlaubs- und Dienstzeiten zumindest unverbindlich hervorgehen. Je besser Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten planen können, desto besser wird auch das Betriebsklima sein. 

2. Kommunizieren Sie den Pflegedienstplan eindeutig

Planbarkeit ist wichtig für Ihr Pflegepersonal: Kinderbetreuung, Freizeitaktivitäten, eigene Arztbesuche etc. müssen von Ihren Mitarbeitenden um die Dienstzeiten herum geplant werden. Damit sie das tun können, müssen sie sich darauf verlassen können, dass die Zeiten im Dienstplan verbindlich sind. 

Kommunizieren Sie die Schichten klar und über einen Kanal, der möglichst einfach für die Mitarbeitenden zu erreichen ist. Ein Aushang im Stationszimmer oder ein ausgedruckter Plan erfordert viel eigenen Aufwand seitens der Pflegekräfte. Eine Mitarbeiter-App ist ideal, um Dienstzeiten direkt zu kommunizieren. Mitarbeitende können ihren Schichtplan jederzeit abrufen, Tauschwünsche einreichen und per Push-Nachricht über Änderungen informiert werden. 

3. Kennen Sie Ihre Engpässe im Pflegeteam

Pflege muss an 365 Tagen im Jahr stattfinden, rund um die Uhr. Gerade an Feiertagen und zur Ferienzeit gibt es deshalb regelmäßig Engpässe in der Personalplanung. Berücksichtigen Sie diese Spitzen direkt bei Ihrer Dienstplangestaltung für die Pflegekräfte. 

Wird eine Kollegin in absehbarer Zeit in Mutterschutz gehen? Wann sind die Unterrichtszeiten Ihrer Auszubildenden? Nimmt ein Kollege an einer Fortbildung teil? Wann sind die beliebtesten Urlaubszeiten und wann findet die Einarbeitung des neuen Kollegen statt? Berücksichtigen Sie vorhersehbare Engpässe in Ihrer Jahresplanung und berechnen Sie die Schichtstärken entsprechend. 

Unvorhergesehene Änderung in den Schichten? Kommunizieren Sie direkt mit Ihrem Pflegeteam.

4. Gehen Sie davon aus, dass sich etwas ändert

Auch bei bester Planung: Seien Sie dafür gewappnet, dass es kurzfristige Änderungen am Schichtplan geben wird. Insbesondere Krankheitsausfälle der Mitarbeitenden können die Dienste durcheinanderwirbeln. 

Wichtig zu wissen: Sie können zwar Kollegen bitten, kurzfristig einzuspringen und auf ihre Freizeit zu verzichten. Allerdings sind diese nicht dazu verpflichtet, zusätzliche Dienste zu übernehmen. Wenn sie es tun, fällt außerdem natürlich ein zusätzlicher Freizeitausgleich an. 

Berücksichtigen Sie deshalb schon bei der Dienstplangestaltung, dass es unvorhergesehene Ausfallzeiten geben wird und planen Sie nicht alle Stunden Ihrer Beschäftigten ein. Eine Auslastung von 80% hat sich bewährt und gibt Ihnen Spielraum, um auf kurzfristige Änderungen flexibel zu reagieren und die Pflege der Patient:innen sicherzustellen. 

5. Bleiben Sie fair in der Gestaltung des Dienstplans

Jede Pflegekraft hat andere Präferenzen: Einer arbeitet gern in der Frühschicht, dem nächsten macht es nichts aus, an Silvester zu arbeiten und die dritte ist alleinerziehend und an Öffnungszeiten von Kita und Krippe gebunden. Kennen und berücksichtigen Sie die Präferenzen Ihres Teams, soweit möglich. 

Fragen Sie Ihre Pflegekräfte nach deren persönlichen Dienstpräferenzen. Wenn Ihre Mitarbeitenden die Dienstzeiten zumindest teilweise mitbestimmen können und auf persönliche Wünsche Rücksicht genommen wird, fördert das sowohl Teamzusammenhalt und Mitarbeiterzufriedenheit als auch Loyalität Ihrer Einrichtung gegenüber. 

6. Berücksichtigen Sie gesetzliche Anforderungen

Für Pflegekräfte gelten im Wesentlichen dieselben Regeln aus dem Arbeitsschutzgesetz, die auch für Mitarbeitende anderer Branchen gelten. 

Berücksichtigen Sie bei der Dienstplangestaltung, dass die tägliche Höchstarbeitszeit von acht Stunden nicht überschritten wird – teilen Sie die Pflegenden für mehr Stunden ein, ist auf einen entsprechenden Freizeitausgleich zu achten. Das gilt insbesondere bei Diensten an Sonn- und Feiertagen. Mindestens 15 Sonntage im Jahr und zwei Wochenenden im Monat müssen außerdem arbeitsfrei sein, darüber hinaus Ruhezeiten von wenigstens elf Stunden zwischen zwei Diensten eingehalten werden. Ein Wechsel von Spät- auf Frühschicht über Nacht ist also nicht gestattet. 

In der Praxis sind diese Anforderungen für Dienstplangestaltende in der Pflege kaum mehr umsetzbar, zu drastisch der Fachkräftemangel. Umso wichtiger ist es, dass Sie die Zufriedenheit der Mitarbeitenden im Blick behalten und versuchen, sie mit einer schonenden Schichtplanung zu entlasten. Das gelingt insbesondere, wenn Sie sie in die Planung einbeziehen und auf persönliche Anliegen Rücksicht nehmen, siehe Punkt 5. 

Unterstützen Sie Ihr Gesundheitspersonal mit vereinfachter Kommunikation und reduzieren Sie Mitarbeiterfrust und Fluktuation. 

7. Beachten Sie besondere Bedürfnisse des Pflegepersonals

Neben persönlichen Wünschen haben einige Beschäftigte weitere besondere Bedürfnisse: Für Schwangere, Jugendliche und Schwerbehinderte gilt, dass gewisse tägliche und wöchentliche Höchstarbeitszeiten nicht überschritten werden dürfen. 

Planen Sie Schichten mit einer Mitarbeiter App im Gesundheitswesen, in der Sie die Bedürfnisse einzelner Personengruppen hinterlegen. Das erleichtert Ihnen die Dienstplangestaltung, da Sie die jeweiligen Höchstarbeitszeiten einfacher berücksichtigen und umsetzen können. 

8. Gestalten Sie Schichten möglichst schonend für die Pflegefachkräfte

Schichtarbeit ist eine große Belastung für den menschlichen Organismus, das haben zahlreiche Studien inzwischen bewiesen. Planen Sie daher Schichtwechsel für Ihre Pflegekräfte möglichst schonend: 

• Mehr als drei Nachtschichten in Folge sind zu vermeiden
• Geben Sie einen rollierenden Plan vor: Auf Frühschicht folgt Spätschicht und dann Nachtschicht – nicht umgekehrt
• Planen Sie nicht mehr als sieben aufeinanderfolgende Arbeitstage ein
• Sorgen Sie für ausreichend lange Ruhepausen zwischen den Schichten

9. Binden Sie den Betriebsrat ein

Haben Sie einen Betriebsrat im Haus? Dann binden Sie diesen in die Schichtplanung mit ein. Der Betriebsrat hat eine Vermittlerfunktion zwischen Arbeitgebendem und Gesundheitspersonal, seine Aufgabe ist es darauf zu achten, dass das Arbeitszeitgesetz und weitere Regeln zum Schutz der Arbeitnehmenden eingehalten werden, wie etwa Ruhezeiten und Anforderungen an Sonntagsarbeit. 

Nutzen Sie einen guten Draht zum Betriebsrat, um mit sensibler Dienstplangestaltung die Mitarbeiterbindung an Ihr Haus zu steigern. 

10. Wahren Sie den Datenschutz

Auch für die Kommunikation in der Pflege gilt der Datenschutz. Das heißt: Es ist nicht zulässig, den Dienstplan für alle sichtbar etwa im Stationszimmer auszuhängen oder ihn an alle im Team auszuhändigen – es sei denn, alle im Dienstplan genannten Personen haben dem ausdrücklich zugestimmt. 

Es gibt seitens Ihres Pflegeteams keinen Anspruch darauf, die Dienstpläne der gesamten Station zu kennen. Datenschutzrechtlich stehen Sie auf der sicheren Seite, wenn Sie den jeweiligen Dienstplan nur mit der Pflegekraft teilen, für die er gilt. 

Vernetzen Sie Ihre Belegschaft untereinander und kommunizieren Sie einfach per App – unabhängig von Standort oder Funktion auf der Station. Einfach und datenschutzkonform!

11. Nutzen Sie ein Online-Planungstool

Dienstpläne auf Papier oder erstellt in Excel sind ein Relikt der Vergangenheit. Die digitale Transformation im Gesundheitswesen ist auch bei der Dienstplangestaltung angekommen und Online-Tools wie Beekeeper ermöglichen sowohl eine einfache Einteilung der Schichten als auch die reibungslose Kommunikation der Arbeitszeiten an die Mitarbeitenden. 

Im Schichtplanungs-Tool von Beekeeper hinterlegen Sie Fortbildungszeiten, Urlaube und Höchstarbeitszeiten, so dass diese in der Personalplanung automatisch berücksichtigt werden. Anschließend kommunizieren Sie direkt per Dienstplan-App an Ihre Pflegekräfte. Gibt es Änderungswünsche, können auch diese ganz einfach in der App eingereicht und bearbeitet werden. 

Fazit: Nutzen Sie die Dienstplanung in der Pflege für mehr Mitarbeiterzufriedenheit

Die Schichtplanung kann leicht zum Zankapfel werden. Mit etwas Sensibilität für die Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeitenden und einer einfachen Kommunikation der Arbeitszeiten jedoch fördert eine günstige Dienstplangestaltung in der Pflege den Zusammenhalt im Team und damit die langfristige Bindung an Ihre Einrichtung. 

Mehr Mitarbeiterzufriedenheit, weniger Fluktuation.

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KI verändert die Aufgaben und Möglichkeiten von HR darüber hinaus weiter. Prozesse werden automatisiert, ungeahnte Datenmengen erlauben Analysen, die bisher aus Kapazitätsgründen unmöglich waren.

Beide Trends kombiniert gestatten außerdem Zugang zu allen Mitarbeitenden im Betrieb. Hatten bisher die Arbeitnehmenden im Büro Vorteile, einfach, weil sie sichtbar waren, können nun alle Gruppen in der Belegschaft gleich behandelt werden – ob sie remote am Schreibtisch arbeiten oder als systemrelevante Mitarbeitende auf der Baustelle oder im Ladengeschäft. Alle diese Gruppen können mit mobilen HR-Lösungen erreicht und die Employee Experience mithilfe von KI verbessert werden.

Schon heute nutzen HR-Teams Chatbots, um Fragen zur Urlaubsregelung zu beantworten. Im Recruiting können Lebensläufe automatisiert ausgewertet werden. Doch die Möglichkeiten für den Einsatz von KI in HR stehen gerade erst am Anfang.

Laut einer Studie von IBM  gibt es fünf zentrale Gründe, warum HR-Abteilungen Künstliche Intelligenz nutzen:

• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit (und damit Erhöhung der Mitarbeiterbindung)
• Effiziente Nutzung des Budgets
• Datengrundlage für Entscheidungen
• Entwicklung neuer Kompetenzen
• Bewältigung von unternehmerischen Herausforderungen

Unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden, über sich hinaus zu wachsen und dabei gleichzeitig zufriedener mit ihrer Arbeit zu sein.

Wie HR von Künstlicher Intelligenz profitiert

Fachkräftemangel ist eines der größten Probleme von Firmen, und HR-Abteilungen sind besonders gefragt, diesen zu lösen. Dabei geht es zum einen um das Recruiting von Mitarbeitenden, aber auch darum, diese im Unternehmen zu halten und gezielt zu entwickeln.

KI hilft, diese Herausforderungen zu bewältigen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden im Unternehmen zu steigern. 

KI senkt HR-Kosten

Künstliche Intelligenz erlaubt es, die Belegschaft besser zu betreuen und alle im Unternehmen zu erreichen – auch diejenigen, die dezentral arbeiten und keinen Schreibtischarbeitsplatz in der Zentrale haben.

So wird die Bindung insbesondere zwischen diesen Mitarbeitenden und dem Unternehmen gestärkt, da wechselseitig das Verständnis für die Bedürfnisse verbessert wird: Mitarbeitende auf der Fläche erhalten relevante Informationen unkompliziert und zeitnah, HR versteht die täglichen Herausforderungen dieser Gruppe.

Das senkt die Kosten für Recruiting, Onboarding und Weiterbildung, da all diese Schritte sehr viel schneller, effizienter und zielgerichteter stattfinden können. 

Steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Belegschaft und sparen Sie Kosten mit einem Frontline Success System. 

Mit KI-Workflows Effizienz steigern

Automatisiert sind viele Prozesse in HR schon länger; intelligent werden sie dann, wenn Daten aus verschiedenen Quellen miteinander verknüpft und in Verbindung gebracht werden. 

Darüber hinaus erreicht KI weitere Teile der Angestellten, erfragt deren Erfahrungen und Sichtweisen und kann diese somit auch im Veränderungsmanagement besser berücksichtigen. So werden nicht nur die HR-Prozesse selbst effizienter, sondern das ganze Unternehmen profitiert vom Einsatz der Künstlichen Intelligenz. Das wiederum steigert den ROI für HR-Technologie auch über HR-Abteilungen hinaus. 

KI erleichtert People Analytics

Die Verwaltung einer diversen und dezentralen Belegschaft ist eine Herausforderung. Mit einem Frontline-Success-System können Personalverantwortliche Datenpunkte aus jeder Mitarbeiterinteraktion sammeln und diese zuverlässig analysieren. Dieser HR-Trend ist im Zuge der digitalen Transformation der Branche in den letzten Jahren immer weiter in den Fokus gerückt.

People Analytics ermöglicht demografische oder saisonale Auswertungen über alle Ebenen und Geschäftsbereiche hinweg, um konkrete Rückschlüsse beispielsweise für den künftigen Bedarf an Mitarbeitenden abzuleiten. Die statistische Auswertung von Personaldaten wiederum kann etwa die Wahrscheinlichkeit von Kündigungswellen kalkulieren. Auf diese Weise können Analysen und Daten der Personalabteilung dabei helfen, eine Organisation zu schaffen, die den Menschen stärker in den Mittelpunkt stellt.

Recruiting, Onboarding, Retention: KI für den gesamten Employee Lifecycle

Künstliche Intelligenz wird den Einstellungsprozess von Unternehmen genauso auf den Kopf stellen wie vor 20 Jahren der Wechsel von Papier- auf digitale Bewerbungen. Von der Identifizierung geeigneter Kandidaten bis hin zum unterschriebenen Vertrag: KI unterstützt die Prozesse auf verschiedenen Ebenen:

• Kürzere Zeitspanne von erster Kontaktaufnahme bis zum Vertragsangebot
• KI hilft, mit den Kandidat:innen in Kontakt zu bleiben
• Datengenerierung und Analyse des Recruiting-Prozesses: Welche Strategien funktionieren, welche nicht?
• Berechnungen der zu erwartenden Zeitspanne, bis eine offene Position neu besetzt werden kann

Bei den Unternehmen, die KI im Recruiting einsetzen, hat diese HR-Technologie schon wesentlich dazu beigetragen, die Prozesse effizienter zu gestalten und sowohl HR-Mitarbeitende zu entlasten als auch Kandidat:innen im Einstellungsverfahren besser zu betreuen. Somit ist der Grundstein für ein erfolgreiches Onboarding bereits gelegt.

So erreichen Sie alle Mitarbeitenden unabhängig von deren Position im Unternehmen und steigern ihre Zufriedenheit.

Im Onboarding ermöglicht KI dann einen reibungslosen Prozess:

• Chatbots beantworten häufige Fragen
• Standardisierte Trainings wie etwa Arbeitssicherheits- und Datenschutzschulungen können KI-unterstützt angeboten werden; die KI erkennt darüber hinaus weiteren Trainingsbedarf
• Erleichterung administrativer Aufgaben wie die Bereitstellung von Dokumenten und Passwörtern

Auch für die Mitarbeiterbindung und -einbindung und somit die langfristige Zufriedenheit der Belegschaft mit dem Arbeitgebenden ist KI ein wertvolles Tool: Machine Learning erleichtert die Durchführung von Sentiment-Analysen und deren Auswertung und gibt schließlich Handlungsempfehlungen.

Individuelle Karrieren dank gezielter Personalentwicklung

Wie viele Trainings zahlen Arbeitgebende ihren Mitarbeitenden, die für diese überhaupt nicht relevant sind und möglicherweise nur Druck ausüben, da die eigentliche Arbeit liegen bleibt? Wie viele Unternehmen haben es deshalb aufgegeben, Schulungen anzubieten – mit dem Ergebnis, dass Fachkräfte sich frustriert umorientieren?

KI unterstützt die HR auch dabei, Personalentwicklung gezielt anzubieten. Mit einem besseren Verständnis für die Bedürfnisse einer Person, die im Verkauf oder in der Produktion arbeitet, und die bisher einfach durchs Raster gefallen ist, kann man diesen Menschen gezielt Trainings anbieten und so zum einen die Zufriedenheit und Motivation steigern, zum anderen aber auch dem Fachkräftemangel entgegenwirken, indem man als Arbeitgebender gezielt den eigenen Nachwuchs ausbildet – auf allen Ebenen.

Dabei hilft Künstliche Intelligenz sogar noch eine Ebene darüber: Beim Verständnis dafür, welche Qualifikationen überhaupt gebraucht werden. Mit Machine Learning können HR-Abteilungen analysieren:

• Wo fehlen aktuell oder demnächst Führungskräfte?
• Wer wird bald in den Ruhestand verabschiedet, gibt es eine Nachfolgeregelung?
• Welche Karrieremöglichkeit können wir intern anbieten?
• Gibt es Erfolgsgeschichten, die sich als Blaupausen auch für weitere Kollegen anbieten?
• Können wir offene Stellen intern besetzen?

KI im Bereich Personalentwicklung kann dabei helfen, Schulungen und Karrierewege zu erstellen, die auf jeden Mitarbeiter zugeschnitten sind.

HR-Mitarbeitende haben Zeit für das Wesentliche: Die Menschen im Unternehmen

KI ersetzt mehr und mehr administrative und langweilige Aufgaben in den Personalabteilungen. Dadurch können sich die Mitarbeitenden dort auf kreative Lösungen für Probleme im Unternehmen konzentrieren, für die bisher oft die Zeit fehlte. Sentiment-Analysen geben Aufschluss über die Mitarbeiterzufriedenheit, und HR-Verantwortliche erreichen mit ihren Aktivitäten nun auch den systemrelevanten Teil der Belegschaft, der bisher bei Entscheidungen oft außen vor geblieben ist.

Darüber hinaus ist es allerdings auch notwendig, dass HR-Abteilungen kritische Fähigkeiten aufbauen und die Kompetenz erwerben, mit HR-Technologie umzugehen und deren Ergebnisse sinnvoll zu interpretieren. 

Benchmarking: Was machen eigentlich die anderen?

Jedes Unternehmen blickt auf die Konkurrenz – und auch HR-Abteilungen sind darauf angewiesen zu verstehen, wie andere Firmen arbeiten. Allerdings war das bisher kaum oder nur anekdotisch möglich.

KI erlaubt es, Daten übergreifend miteinander ins Verhältnis zu setzen, neutrale Benchmarks zu erstellen und unterstützt Unternehmen so dabei, strategisch wichtige Vergleichswerte zu gewinnen. Diese helfen wiederum bei der Frage, wie der Betrieb als Arbeitgebender attraktiver werden kann für Fachkräfte und welche Schwachstellen es zu stärken gilt.

Wollen Sie wissen, wie erfolgreich die Konkurrenz ist? Testen Sie Ihre Benchmarks mit einem Frontline Success System 

Herausforderungen für den Einsatz von KI in KR

KI ist eine disruptive Chance für das Personalwesen, sich neu zu erfinden. Doch gerade hier ist es wichtig, die Herausforderungen zu kennen und sorgfältig zu lösen, denn gerade in HR wird mit besonders sensiblen Informationen gearbeitet – denen der Mitarbeitenden. 

Menschlich bleiben und handeln

Es ist eine Erleichterung für HR-Teams, nicht jeden Urlaubsantrag von Hand genehmigen zu müssen, und Unternehmen sparen massiv Kosten ein, wenn Positionen dank KI schneller neu besetzt werden können. Dennoch dürfen Unternehmen nicht vergessen, dass jeder Prozess der HR-Abteilung Auswirkungen auf Menschen hat und diese nicht den Eindruck erhalten sollen, von Robotern betreut zu werden.

Ein gut programmierter Chatbot kann auch für die Mitarbeitenden eine Erleichterung sein, wenn beispielsweise die Hemmschwelle sinkt, die HR-Abteilung bei Fragen zu kontaktieren. Doch wenn es um sensible und persönliche Themen geht, insbesondere wenn diese das Privatleben oder das Arbeitsverhältnis betreffen, ist die menschliche Interaktion durch nichts zu ersetzen.

Datenschutz auch mit KI

Mitarbeitende werden zu Recht besorgt um ihre persönlichen Daten sein, wenn HR den Einsatz von KI ankündigt. Deshalb müssen Unternehmen in der Lage sein zu zeigen, wie sie einerseits die Daten ihrer Belegschaft vertraulich halten, andererseits aber auch Geschäftsgeheimnisse schützen.

Cyberattacken sind leider inzwischen die alltägliche Realität in Unternehmen und der Einsatz von KI schafft besondere Verwundbarkeit. Die Sorge um den Datenschutz sollte Unternehmen nicht davon abhalten, mit KI in HR zu experimentieren; doch darf dieses Thema auch nicht leichtfertig übergangen werden. Beauftragte für Datenschutz können unterstützen, KI-Systeme sicher aufzustellen. Idealerweise wird dabei mit Anbietern zusammengearbeitet , die ihrerseits Datenschutz garantieren.

Qualitative Daten sichern den Erfolg von KI in HR

KI kann bereits jetzt unendlich viele Daten erfassen und analysieren. Deshalb braucht es eine Strategie:

• Was bezweckt ein Unternehmen mit dem Einsatz von KI in HR?
• Welchen digitalen Reifegrad hat das Unternehmen aktuell?
• Welche Daten braucht es, um die Ziele von HR zu erreichen?
• Wie kann man sicherstellen, dass diese Daten sicher erhoben werden?

Unternehmen, die bisher überwiegend noch mit Papier und analogen Prozessen gearbeitet haben, werden bei den Mitarbeitenden mehr Überzeugungsarbeit für digitale Tools leisten müssen als Unternehmen, die schon digitale Tools einsetzen und diese nun mit KI auswerten möchten.

Es müssen außerdem Mitarbeitende in der HR-Abteilung vorhanden sein, die diese Daten auswerten können. Es braucht nicht notwendigerweise direkt einen Data Scientist. Aber KI ist nichts, was zusätzlich nebenbei eingerichtet wird, wenn es erfolgreich sein soll. Sonst besteht die Gefahr, dass Daten unzureichend interpretiert werden und schlimmstenfalls daraus falsche Schlüsse gezogen werden; vielleicht werden im Recruiting Bewerbende bevorzugt, die nicht zum Unternehmen passen und die ein Mitarbeitender in der HR-Abteilung nicht ausgewählt hätte oder die Stimmung in der Firma wird grundlegend falsch eingeschätzt, weil die Ergebnisse von Sentiment-Analysen inkorrekt ausgelegt werden.

Fördert KI in HR Vorurteile?

Auch Künstliche Intelligenz muss den Compliance-Regeln eines Unternehmens entsprechen. Algorithmen, die etwa Lebensläufe für das Recruiting auswerten, könnten ungewollt diskriminieren und so dafür sorgen, dass dem Unternehmen wertvolle Talente entgehen oder schlimmstenfalls sogar der Ruf entsteht, dass es bei seiner Personalauswahl diskriminierend sei.

Künstliche Intelligenz lernt aus Erfahrung und aus den Daten, mit denen sie gefüttert wird und die sie miteinander in Verbindung bringt. Wichtig ist, dass diese Daten ethisch erhoben und ausgewertet werden. Wird beispielsweise ermittelt, wie hoch die Ausfallzeiten im Unternehmen sind, wäre es unethisch, daraus zu ermitteln, wem bei nächster Gelegenheit gekündigt werden sollte. Es ist allerdings sinnvoll, diese Daten zu analysieren und zu ermitteln, ob es sich bei Phasen mit vielen Ausfällen um saisonbedingte Krankheitstage handelt oder ob andere Gründe dahinter stecken könnten.

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Deshalb ist es wichtig, dass am Ende immer ein Mensch die Daten hinterfragt und Entscheidungen trifft. Der Einsatz von KI im Recruiting beispielsweise darf nicht so weit getrieben werden, dass eine KI vom Eingang der Bewerbung bis zum Unterzeichnen des Vertrags alle Schritte selbstständig erledigen würde. Auch wenn dieses Szenario heute noch absurd klingt, verdeutlicht es doch die Gefahren, die von zu viel Entscheidungsfreiheit für die Künstliche Intelligenz ausgehen könnten 

KI eröffnet HR neue Horizonte 

Künstliche Intelligenz und Machine Learning eröffnen HR neue Möglichkeiten, effizienter zu arbeiten und dabei die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Viele repetitive und langweilige Aufgaben können automatisiert bearbeitet werden und geben den HR-Mitarbeitenden die Chance, sich auf andere, anspruchsvollere Themen zu konzentrieren: Intensivere Betreuung der Mitarbeitenden, wo es um Einzelfälle geht, besseres Verständnis für die Bedürfnisse der Belegschaft und der Stimmung im Unternehmen. Nicht zuletzt hilft KI, in Kontakt mit allen zu stehen, ob systemrelevante Mitarbeitende, die dezentral arbeiten, oder Bürokräfte im Home Office. 

Damit Unternehmen davon profitieren, KI in HR einzusetzen, ist es wichtig, dass damit eine Strategie verbunden ist und klare Ziele gesetzt werden. Außerdem wichtig: Künstliche Intelligenz ist genau das – künstlich. 

Es braucht menschliches Einfühlungsvermögen und Verständnis für die Unternehmenskultur, um die Daten und Ergebnisse auszuwerten, die KI gibt. Dann allerdings ermöglicht KI in Human Resources eine ungeahnte Steigerung der Effizienz, Kosteneinsparungen und eine spürbare Verbesserung der Employee Experience.

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