Die Grenzen von Microsoft für eine schreibtischlose Belegschaft

Vor fast 20 Jahren brachte Microsoft – als Antwort auf den Apple iPod – Zune auf den Markt.
Trotz Coolness und vielen Extras gilt das Produkt als einer der größten Flops der Tech-Geschichte. Der Grund dafür ist simpel: Es erfüllte die Anforderungen seiner Nutzer nicht.
Der jüngste Vorstoß von Microsoft, seine Produktpalette an gewerbliche Unternehmen und Dienstleistungsbetriebe zu verkaufen, zeigt, dass sich die Geschichte wiederholt. MS 365 und Teams sind großartige Lösungen für Büroangestellte, daran besteht kein Zweifel. Aber was ist mit systemrelevanten, mobilen Mitarbeitenden – also, denjenigen, die operativ unterwegs sind und denen für die Arbeit kein PC zur Verfügung steht?

Wir decken auf, warum Microsoft allein nur bedingt für systemrelevante Belegschaften funktioniert und außerdem unnötige Kosten generiert.

Laden Sie unser E-Book „Weshalb Microsoft nicht die richtige Wahl für gewerbliche Unternehmen und Dienstleistungsbetriebe ist“ herunter, um mehr zu erfahren.

Versteckte Kosten beim Einsatz von Microsoft für schreibtischlose Arbeitskräfte

Von IT- und Personalabteilung wird erwartet, alle Anforderungen an eine digitale Transformation mit nur einem einzigen System abzudecken. Die Produktpalette von Microsoft für schreibtischlose Mitarbeitende scheint dieses Bedürfnis auf den ersten Blick auch tatsächlich zu erfüllen.

Bei genauerem Hinsehen zeigen sich aber schon bald die versteckten Kosten, die die Vorteile einer einzigen Lösung für die gesamte Belegschaft überwiegen.

Eine Vielzahl von Apps

Die moderne Zusammenarbeitsarchitektur (MOCA) ist ein von Microsoft entwickeltes Rahmenkonzept, das beschreibt, wie jede App in ein Ökosystem passt.

Die unten stehende Grafik verdeutlicht, wie umfangreich das Ganze ist. Durchschnittliche Mitarbeitende im operativen Bereich brauchen für die Arbeit bei weitem nicht alles davon. Für sie ist unter anderem wichtig, über ihre Handys auf Lohnabrechnungen und Sicherheitsbestimmungen zuzugreifen, sich mit Teammitgliedern auszutauschen, Schichtpläne einzusehen und Aufgaben zu verwalten – und das alles, ohne zwischen verschiedenen Apps hin und her navigieren zu müssen.

Systemrelevanten Mitarbeitenden wird dieses Rahmenwerk von Microsoft quasi aufgezwungen, wobei Microsoft Teams als Zugangspunkt zu anderen „Frontline-Apps“ angepriesen wird, die in der Viva Suite enthalten sind. Dazu gehören mehr als 8 separate Apps, die alle individuelle Produktschulungen und Konfigurationen erfordern und die – in diversen Fällen – alle nach dem Verkauf neu paketiert wurden.

Viele unserer Kunden bestätigen das. Sie berichten uns von ihren jüngsten Erfahrungen mit Microsoft, die nicht ganz so reibungslos verliefen. 

„Microsoft Teams ist für Produktionsmitarbeitende nicht wirklich geeignet. Sie möchten die App nicht auf ihrem Handy und verstehen nicht, wie man sie nutzt. Wenn dann noch Viva integriert ist, wird es noch komplizierter. Was die Mitarbeitenden wirklich brauchen, ist eine App, die ihnen vertraut ist, so wie Facebook oder Instagram, und kein Microsoft-Produkt.“ – Feedback eines CIO

Von systemrelevanten Mitarbeitenden zu erwarten, komplexe PC-Anwendungen zu verwenden, ist ein riskantes Unterfangen. Schließlich verbringen sie ihren Arbeitstag nicht am Computer. Sie sind in der Produktion, im Verkauf, im Außendienst, in der Pflege oder im Kundenservice tätig.

Die Nutzungsrate liegt bei gerade mal 10–15 %

Microsoft ist eine PC-Anwendung für Büromitarbeitende. Es gibt kein mobiles Äquivalent für die systemrelevante Belegschaft, was sich an der tiefen Nutzung zeigt.

 „Das hohe Maß an Informationskomplexität sowie ständige Updates werden zum Problem, wenn systemrelevante Mitarbeitende – im Gegensatz zu Büroangestellten – MS Teams nicht regelmäßig nutzen.“ – Feedback eines Employee Experience Managers

Wenn es zu kompliziert ist, nutzen Mitarbeitende das Tool nicht. Einem aktuellen Bericht zufolge greifen 99 % der Mitarbeitenden vom PC aus auf SharePoint zu. Nur gerade 0,22 % greifen übers Handy und 0,02 % über ein Tablet auf das Intranet zu.

Die SharePoint-Integration von Beekeeper löst dieses Problem, indem sie Mitarbeitenden ermöglicht, direkt von ihren Handys aus auf aktuelle SharePoint-Dateien zuzugreifen. Erfahren Sie hier mehr darüber.

Es ist leicht, in die Gratis-Falle zu tappen. Oft herrscht die Meinung: „Wenn Microsoft es uns kostenlos zur Verfügung stellt, sollten wir es einfach ausprobieren.“

Hinter dem kostenlosen Angebot steckt allerdings eine Strategie. Microsoft hat bisher noch keinen Weg gefunden, seine Plattform auch für schreibtischlose Arbeitskräfte benutzerfreundlich und intuitiv zu gestalten, weshalb Kunden wie Sie als Versuchskaninchen herhalten müssen, bis eine wirklich brauchbare Lösung gefunden ist.

Im 2022/23 Benchmarking-Bericht über Yammer & Viva Engage stellte SWOOP Analytics fest, dass nur gerade 10 % der Nutzer auf der Plattform aktiv sind. Wenn aber nur 1 von 10 Arbeitnehmenden über Microsoft kommuniziert, wo findet dann der Rest der Kommunikation statt?

Mehr als die Hälfte der Arbeitskräfte nutzen stattdessen WhatsApp oder Facebook Messenger. Dies führt nicht nur dazu, dass sie auf weniger sichere Kommunikationskanäle ausweichen (Stichwort Schatten-IT 🔓), sondern verringert auch Produktivität und Effizienz. Mitarbeitende wissen so oft nicht mehr, über welche Kanäle sie einander kontaktieren können, weshalb sie wieder vermehrt auf Stift und Papier zurückgreifen.

Dazu kommt, dass Führungskräfte und Geschäftsführung keinen Überblick über Arbeitsfortschritte, Mitarbeitereinbindung und die allgemeine Stimmung in der Belegschaft haben. Ohne ein Gesamtbild der Situation im Betrieb lassen sich aber Abläufe und Arbeitsbedingungen für systemrelevante Mitarbeitende nicht optimieren.

Mangelnde Funktionalität und administrative Engpässe

Microsoft ist dafür berüchtigt, Lizenzmodelle statt Lösungen zu verkaufen.

Bei genauerem Hinsehen weisen die von Microsofts entwickelten Produkte für schreibtischlose Mitarbeitende einige eklatante Lücken auf, die eine effektive Kollaboration zwischen Admins und Nutzern verhindern.

„Selbst mit dem in E3 und E5 enthaltenen Kernteil fehlen wichtige Bestandteile der Viva Suite, die uns angepriesen wurden, wie z. B. Viva Goals, Topics, das Antworten-Modul … ja, sogar die Funktion für Krisenkommunikation […]. Rechnet man das hinzu, sind das weitere 15–17 USD pro Mitarbeiter*in und Monat, was unser Budget übersteigt, da wir bereits 57 USD pro Monat für E5 bezahlen.“ – Feedback eines weiteren CIO

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Navigieren durch das A-la-carte-Preismodell von Microsoft schwierig ist. Wenn Sie sich also für Microsoft entscheiden, sollten Sie in jedem Fall das Kleingedruckte lesen.

Laden Sie hier unseren Leitfaden herunter, damit Sie Ihre Bewertungskriterien zusammenstellen und eine fundierte Entscheidung treffen können.

Fest steht, dass die Microsoft-Lizenzierungsstruktur mühsam ist, aber das eigentliche Kopfzerbrechen folgt bei der Implementierung. Die Einführung von Microsoft an Ihre systemrelevante Belegschaft erfordert ein umfassendes Fachwissen über die Produktpalette, über das nur Entwickler und Vertriebspartner von Microsoft verfügen.

Nehmen wir an, Sie möchten Ihren Einarbeitungsprozess mit einem Workflow automatisieren. Anstatt einen solchen selbst und ganz nach Ihren Bedürfnissen aufzusetzen, sind Sie auf die Unterstützung eines Partners angewiesen. Dadurch kann sich die Implementierungszeit um das 4–5-fache verlängern, was zu erheblichen Mehrkosten führen kann.

Fehlende Expertise im operativen Bereich

Ab September 2023 gibt es bei Microsoft keinen persönlichen Kundensupport mehr. Der Support wird an Vertriebspartner ausgelagert, die von der Anzahl verkaufter Lizenzen profitieren.

Diese Vertriebspartner sind zwar Experten für Microsoft, jedoch nicht für gewerbliche Branchen oder Unternehmen mit operativen Bereichen. Zu einer erfolgreichen Plattformeinführung gehören der persönliche Austausch mit der systemrelevanten Belegschaft sowie Unterstützung bei Rollout-Aktivitäten zur Förderung der App-Nutzung. Dafür ist Experten- und Branchenwissen gefragt.

Wir von Beekeeper verfügen über diese Expertise, was bei unseren Kunden zu marktführenden Einführungs- und Aktivierungsraten von 80–85 % führt. Seit über 10 Jahren lernen wir von unseren über 500.000 monatlich aktiven Nutzern und von mehr als 1.200 Unternehmen, die Beekeeper vertrauensvoll für die Abwicklung ihrer operativen Geschäfte einsetzen.

Möchten Sie sich selbst von Beekeeper überzeugen? Legen Sie gleich ein kostenloses Testkonto an.

Mit Beekeeper zum hervorragenden Mitarbeitererlebnis

Mitarbeitende mit digitalen Tools zu unterstützen bedeutet, die Bedürfnisse der gesamten Belegschaft zu berücksichtigen, nicht nur jene, der Büromitarbeitenden. Beekeeper vervollständigt die Produktpalette von Microsoft mit einem einzigen System, das gezielt für schreibtischlose Arbeitskräfte entwickelt wurde, die Mitarbeitereinbindung fördert, den Informationsfluss sichert und die Kommunikation verbessert.

Eine komplette digitale Transformation ist nur möglich, wenn Sie die Bedürfnisse Ihrer systemrelevanten Arbeitskräfte wahrnehmen und umsetzen. Durch die Integration von Beekeeper in Ihr Microsoft-Ökosystem können Sie Ihre Investitionen absichern und Ihren Mitarbeitenden die Tools an die Hand geben, die sie für den Erfolg Ihres Unternehmens benötigen.