Même si le concept était plutôt sympa, Zune n’est jamais parvenu à s’imposer sur le marché pour une raison simple : il ne répondait pas aux besoins des utilisateurs.

Pour en savoir plus, téléchargez notre eBook « Pourquoi Microsoft ne répond pas aux besoins des entreprises de terrain »

Si l’on en croit les récents efforts déployés par Microsoft pour commercialiser ses produits auprès des entreprises de terrain, l’histoire est en passe de se répéter. Microsoft 365 et Teams sont d’excellentes solutions pour les employés de bureau. Peut-on dire la même chose pour les effectifs de terrain ? Ceux qui ne passent pas leurs journées assis à un bureau avec un ordinateur à portée de main ?

Découvrez pourquoi le déploiement de Microsoft sur le terrain est une mauvaise idée qui nuira très certainement à votre chiffre d’affaires.

Les coûts cachés du déploiement de Microsoft auprès des effectifs de terrain

Les équipes informatiques et RH sont sous pression pour conserver une approche single-stack de la transformation numérique. Il est facile de penser qu’une solution Microsoft pour le terrain s’inscrit dans le cadre d’une telle stratégie, mais ce n’est pas le cas.

Analysez tous les tenants et aboutissants de n’importe quelle solution équivalente, et vous vous rendrez vite compte que les coûts cachés surpassent de loin les avantages d’une consolidation de la pile technologique de l’expérience employé.

Des applications par milliers (ou presque)

L’architecture de collaboration moderne (MOCA) est un cadre inventé par Microsoft pour décrire la façon dont chaque application est intégrée à l’écosystème.

Comme vous pouvez le constater, elle est extrêmement fournie. Or, l’employé de terrain lambda n’a pas besoin de toutes ces applications pour faire son travail. Tout ce qu’il souhaite c’est pouvoir accéder à ses fiches de paie, communiquer avec ses collègues, consulter le planning, gérer les tâches qui lui sont attribuées et se reporter aux politiques de sécurité qui l’intéressent sur son téléphone, sans avoir à naviguer entre différentes applications.

L’architecture de collaboration moderne (MOCA) de Microsoft

Microsoft a imposé ce cadre aux collaborateurs de terrain, présentant Teams comme un point d’entrée unique pour accéder aux « applications de terrain » hébergées dans la suite Viva. Or, la suite Viva compte plus de huit applications distinctes nécessitant d’être configurées de façon spécifique. De plus, la prise en main n’est pas simple et une formation est généralement nécessaire pour pouvoir les utiliser. Sans oublier que toutes ont subi des modifications suite à une série d’acquisitions.

Plusieurs clients de Microsoft nous ont raconté leurs déboires avec la suite.

Selon un DSI :

“Microsoft Teams n’est pas adapté aux employés du secteur manufacturier. Ils n’en veulent pas sur leur téléphone et ne savent pas comment l’utiliser. Ajoutez à cela Viva, et les choses deviennent encore plus difficiles. Pour dire les choses simplement, les employés ont besoin d’une application qui ressemble à Facebook ou Instagram, et non à un produit Microsoft.”

S’attendre à ce que les travailleurs de terrain adoptent une suite bureautique complexe est un pari risqué. Après tout, ils ne passent pas leurs journées devant un écran d’ordinateur ; ils sont dans une usine, dans un atelier, sur le terrain ou aux côtés des clients.

Des taux d’adoption sur le terrain qui avoisinent les 10 à 15 %

Microsoft est une application de bureau destinée aux employés de bureau. L’entreprise ne propose pas une expérience mobile conçue pour répondre aux besoins des effectifs de terrain. C’est d’ailleurs pourquoi les taux d’adoption sont si faibles.

Comme le dit ce responsable de l’expérience employé :

“Le niveau de complexité des informations dans de nombreuses salles Microsoft Teams, ainsi que les mises à jour, deviennent problématiques lorsque les utilisateurs ne se connectent que rarement à Teams, ce qui est le cas des effectifs sur le terrain, contrairement aux employés de bureau qui l’utilisent quotidiennement.”

Si c’est trop compliqué, vos travailleurs de terrain ne l’utiliseront pas. Un rapport récent a révélé que 99 % des employés accèdent à SharePoint sur un ordinateur de bureau. Seuls 0,22 % des utilisateurs accèdent à l’intranet sur leur téléphone et 0,02 % sur une tablette.

L’intégration SharePoint de Beekeeper résout le problème en permettant aux employés de terrain d’accéder à la dernière version des fichiers SharePoint directement sur leur téléphone, sans surcroît de travail pour vos équipes. Pour en savoir plus à ce sujet, cliquez ici.

Il est facile de tomber dans le piège du « puisque c’est gratuit, essayons ! ».

Il y a une raison pour laquelle c’est gratuit. Microsoft n’a pas percé le secret de ce qui peut inciter les travailleurs de terrain à adopter sa plateforme. Leur offre si alléchante consiste donc à faire de vous leur cobaye.

Dans le rapport d’analyse comparative Yammer & Viva Engage 2022/23, SWOOP Analytics a constaté que seulement 10 % des utilisateurs sont actifs sur la plateforme. Si seulement 1 employé sur 10 utilise Microsoft pour communiquer avec ses collègues, quelles autres plateformes le reste d’entre eux utilisent-ils ?

Eh bien, 53 % des employés finissent par utiliser WhatsApp ou Facebook Messenger. Non seulement ils se tournent vers des canaux de communication moins sécurisés, mais cela fait baisser la productivité et l’efficacité. Les employés ne savent plus comment communiquer et en reviennent même aux processus manuels, stylo et papier en tête !

Pire encore, les dirigeants n’ont aucune visibilité sur la réalisation des tâches, l’engagement des employés et le sentiment général dans l’entreprise. Impossible d’optimiser l’expérience de terrain sans une vision complète de ce qui se passe.

Fonctionnalités manquantes et goulots d’étranglement administratifs

Microsoft vend des modèles de licence, pas des solutions.

Si l’on y regarde d’un peu plus près, force est de constater que la suite de terrain de Microsoft présente des lacunes flagrantes qui nuisent à la productivité des administrateurs comme des utilisateurs.

Selon un autre DSI d’entreprise :

« Même si les licences E3 et E5 sont très complètes, il leur manque certaines fonctionnalités clés, comme Viva Goals, Viva Topics, Viva Answers… Il manque même les alertes en situation de crise. Si l’on fait le total, il nous faudrait encore mettre sur la table 15 à 17 USD de plus par employé par mois, ce qui ne rentre pas dans notre budget puisque nous payons déjà 57 USD par mois et par employé pour une licence de niveau E5. »

Pour résumer, le modèle de tarification à la carte est difficile à naviguer. Si vous souhaitez essayer Microsoft, nous vous recommandons de lire tout ce qui est imprimé en petits caractères.

Téléchargez ce guide pour prendre une décision éclairée qui prend en compte VOS critères d’évaluation

La structure même des licences est problématique, mais les véritables problèmes surviennent lors de la mise en œuvre. Le déploiement de Microsoft sur votre site nécessite une expertise approfondie de la suite de produits Microsoft. Or, seuls les développeurs et partenaires revendeurs Microsoft ont cette expertise.

Imaginons que vous souhaitiez automatiser votre processus d’intégration des nouvelles recrues avec un workflow. Vous ne pourrez pas personnaliser ce processus vous-même ni même le déployer sans aide externe ; vous devrez faire appel à un partenaire. Résultat : les délais de mise en œuvre seront certainement 4 à 5 fois plus longs, ce qui fera augmenter considérablement les coûts de main-d’œuvre et aura un impact sur votre chiffre d’affaires.

Une expérience et une expertise du terrain limitées

Depuis septembre 2023, Microsoft ne dispose plus de son propre service d’assistance client. La société sous-traite ce service à des partenaires externes qui sont rémunérés en fonction du nombre de licences vendues.

Ces partenaires connaissent les produits Microsoft sur le bout des doigts ; ils ne savent quasiment rien des entreprises et industries de terrain. Ils ignorent tout de la façon dont s’organise la communication dans une usine ou un entrepôt et n’ont aucune idée des événements qu’il est possible d’organiser pour booster les taux d’adoption de la solution. Mettre à disposition des employés de terrain les outils dont ils ont besoin nécessite une approche rigoureuse. Seuls de véritables experts terrain, des personnes qui vont à la rencontre des effectifs sur le terrain et qui ont déjà une expérience dans ce domaine savent comment procéder.

Vous souhaitez essayer Beekeeper ? Inscrivez-vous à un essai gratuit !

La meilleure expérience employé inclut Beekeeper

Créer la meilleure expérience employé implique de répondre aux besoins de tous vos employés, pas seulement de vos collaborateurs de bureau. Beekeeper améliore la suite d’expérience employé de Microsoft en fournissant un système conçu pour les employés de terrain afin qu’ils soient en permanence engagés, informés et connectés.

Votre parcours de transformation numérique ne saurait être complet s’il ne répond pas aux besoins des employés sur le terrain. En intégrant Beekeeper à votre écosystème Microsoft, vous protégez votre investissement et mettez à disposition de l’ensemble de vos effectifs les outils dont ils ont besoin pour faire grandir votre entreprise.

Téléchargez notre e-book pour en savoir plus sur les 10 principales limites de Microsoft sur le terrain

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Quel est l’enjeu de la loi révisée sur la protection des données en 2023?

Avec la nouvelle loi sur la protection des données (nLPD), la Suisse se rapproche du niveau de protection des données de l’Union européenne. C’est l’une des principales raisons de la révision complète de la loi. Depuis que le RGPD est entré en vigueur dans l’UE en 2018, les dispositions en matière de protection des données y sont beaucoup plus strictes que celles qui s’appliquent aux données en provenance et à destination de la Suisse. Pour que l’UE continue à reconnaître la Suisse comme un pays tiers offrant un niveau de protection des données adéquat, la Suisse doit suivre le mouvement. En conséquence, la loi s’inspire du RGPD sur de nombreux points, à l’exception de quelques divergences.

Check-list: êtes-vous en conformité avec le RGPD? Votre évaluation en 30 questions pour garantir la conformité au RGPD de l’UE 

Mais même sans le RGPD, il aurait été temps d’améliorer la protection des données pour les Suisses, car la loi actuelle date de 1992 – une époque antérieure aux smartphones, à Internet et à tous les transferts massifs de données personnelles qui y sont liés.

La nLPD (en anglais: nFADP, New Federal Act on Data Protection) a déjà été adoptée en 2020. C’est pourquoi elle entrera en vigueur au 1er septembre 2023, sans délai de mise en œuvre et les entreprises devront se conformer à la loi dès cette date.

Voici les changements à connaître en matière de protection des données en Suisse

Si vous appliquez déjà le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l’UE, la nLPD n’apporte que peu de changements. Voici les huit principales nouveautés pour les entreprises suisses:

1. La nLPD concerne: les données de personnes physiques

La nLPD vise exclusivement à protéger les personnes physiques et la nouvelle loi suisse ne concerne dorénavant plus que les données des personnes morales.

Les droits des personnes physiques sont renforcés par la loi et les entreprises doivent veiller à ce que les personnes concernées aient facilement accès à leurs données et puissent les modifier et les supprimer si elles le souhaitent.

2. Données génétiques et biométriques

L’actuelle définition des données personnelles sensibles est étendue aux données génétiques et aux données biométriques.

3. «Privacy by Design» et «Privacy by Default»

Avec ces concepts, la Suisse reprend un principe du RGPD. Il s’agit non seulement de protéger les données, mais aussi d’en collecter le moins possible dès le départ.

Le principe «Privacy by Design» (protection des données dès la conception) signifie que les développeurs intègrent la protection des données des utilisateurs directement dans les produits qui collecteront des données.

La protection des données par défaut, le «Privacy by Default», signifie que chaque produit et service mis sur le marché doit être conçu de manière à protéger les données et la vie privée des utilisateurs.

4. Analyse d’impact

Cette exigence s’inspire également du RGPD. Les responsables de traitement doivent évaluer les conséquences avant même de traiter les données à caractère personnel («analyse d’impact relative à la protection des données», AIPD).

C’est le cas lorsqu’il existe un risque élevé pour la personnalité ou les droits fondamentaux de la personne concernée. Il convient d’examiner ce que le traitement de données prévu implique pour la protection des données et comment les risques liés au traitement peuvent être minimisés.

5. Devoir d’informer consolidé

Jusqu’à présent, il était nécessaire d’informer la personne concernée uniquement si des données particulièrement sensibles étaient collectées.

Désormais, cette obligation d’information a été étendue et, en principe, chaque fois que des données à caractère personnel sont traitées, la personne concernée doit être informée à la fois du fait que les données sont collectées et des conséquences juridiques que cela peut avoir pour elle.

6. Registre des activités de traitement

À l’avenir, les responsables du traitement et les sous-traitants devront documenter toutes les activités de traitement. Un registre des activités de traitement devient donc obligatoire.

Une exception est faite pour les petites et moyennes entreprises, lorsque leur traitement de données ne présente qu’un risque limité d’atteinte à la personnalité des personnes concernées. Toutefois, la nLPD supprime l’obligation pour le détenteur de bases de données de les déclarer au préposé fédéral à la protection des données et à la transparence, ce qui était le cas jusqu’à présent.

7. Devoir d’annoncer les violations de la sécurité des données

À l’avenir, les violations de données devront être immédiatement signalées au préposé fédéral à la protection des données et à la transparence. Ici aussi, la loi révisée sur la protection des données s’inspire du RGPD. Toutefois, l’obligation de notification ne s’applique qu’aux incidents présentant un risque élevé pour la personne concernée, et il n’existe pas de délai précis dans lequel une violation de données doit être notifiée.

Important à savoir pour les entreprises: ce ne sont pas les sous-traitants qui doivent signaler les incidents, mais les responsables, c’est-à-dire généralement les entreprises en tant que donneurs d’ordre. Les sous-traitants sont uniquement tenus d’informer à leur tour les responsables.

8. La notion de «profilage»

On entend par «profilage» le traitement automatisé de données à caractère personnel. Une autorisation à cet égard n’est toujours pas nécessaire en principe. La nouveauté réside dans le fait que la nLPD introduit la notion de «profilage à haut risque».

Ainsi, lorsqu’un croisement de données permet d’évaluer des aspects essentiels de la personnalité d’une personne concernée, cette dernière doit donner son consentement préalable au traitement.

Les règles relatives à la transmission de données à l’étranger sont restées inchangées pour l’essentiel. Mais bien entendu, le nouveau règlement suisse sur la protection des données concerne également les entreprises à l’étranger ainsi que les entreprises suisses qui collaborent avec des entreprises étrangères.

Qui doit appliquer la nouvelle loi sur la protection des données?

Autre nouveauté: la loi révisée sur la protection des données s’applique aussi bien aux entreprises en Suisse qu’à l’étranger lorsqu’elles traitent des données de personnes en Suisse. Ainsi, les entreprises établies dans l’UE, mais qui traitent des données de personnes suisses, doivent également se conformer à la loi révisée sur la protection des données.

Il est également important de savoir que les entreprises ayant leur siège à l’étranger et traitant des données de personnes en Suisse doivent désigner un représentant en Suisse. Certaines règles s’appliquent à cet égard, en fonction du risque et de l’ampleur du traitement des données. Ici aussi, la nouvelle loi suisse sur la protection des données s’inspire du RGPD européen, qui exige également une représentation dans un État de l’UE.

Quelle est la différence entre le RGPD et la nLPD de la Suisse?

Pour l’essentiel, la nouvelle loi sur la protection des données de la Suisse s’inspire du RGPD de l’UE. Les différences sont de l’ordre du détail.

• Dans l’UE, les entreprises sont tenues de désigner un préposé à la protection des données; en Suisse, cela reste facultatif.
• La loi révisée sur la protection des données prévoit désormais que les personnes concernées puissent demander des informations sur les données qui ont été collectées et traitées à leur sujet; toutefois, il n’est pas précisé en détail quelles informations sont concernées.
• À l’avenir, il y aura également en Suisse une obligation de notification en cas de violation de données, mais sans délai précis.
• La nLPD est plus stricte que le RGPD lorsqu’il s’agit de transférer des données à l’étranger: tous les pays destinataires et les garanties éventuellement utilisées doivent être indiqués.
• Dans la LPD, le traitement des données est en principe autorisé; ce n’est pas le cas dans le RGPD. Toutefois, le traitement des données ne doit pas porter atteinte à la personnalité des personnes concernées.

Check-list: respectez-vous déjà le RGPD? Téléchargez maintenant la check-list et évaluez votre conformité au GDPR!

LPD révisée: incidence pour les entreprises

L’effort à fournir par les entreprises pour se conformer aux exigences de la nouvelle loi suisse sur la protection des données dépend de l’état actuel de la protection des données. Si une entreprise est déjà en conformité avec le RGPD, les efforts à fournir seront limités.

Cela vaut également pour les entreprises de l’UE qui opèrent en Suisse et qui étaient déjà soumises au RGPD. Dans tous les cas, il est néanmoins judicieux de procéder au moins à une auto-évaluation.

Le sujet de la protection des données est nouveau pour vous? Voici une petite introduction

En revanche, si une entreprise ne respecte pas encore le RGPD, il est urgent d’agir. Dans ce cas, commencez par regrouper tous les processus dans lesquels des données à caractère personnel sont collectées ou traitées.

Vous pourrez alors identifier où et quelles sont les tierces parties impliquées et quels sont les processus qui présentent le plus de risques. Ce n’est qu’alors qu’il sera judicieux de prendre des mesures et de mettre votre entreprise en conformité avec la nLPD.

Quels sont les risques en cas de violation de la nouvelle loi sur la protection des données?

Les violations du règlement général sur la protection des données de l’UE peuvent être sanctionnées d’une amende allant jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel.

En revanche, le Parlement suisse se montre plus réservé en cas d’infraction à la nLPD et les sanctions se limitent à des amendes jusqu’à 250 000 CHF. Toutefois, en Suisse, ce sont des personnes physiques qui sont sanctionnées, ce qui expose les responsables à un risque personnel très élevé. Cependant, si la personne responsable de l’infraction au sein de l’entreprise n’est pas clairement identifiée et qu’une amende de 50 000 CHF maximum est infligée, les entreprises peuvent également être condamnées à payer.

Comment les entreprises peuvent-elles garantir une communication interne conforme à la LPD?

Les transactions externes ne sont pas les seules à être concernées par la communication conforme au RGPD, les systèmes de communication internes à une entreprise sont également affectés par le RGPD. Pour garantir la protection des données tant internes qu’externes, vous devrez peut-être adapter la stratégie et le logiciel de communication de votre entreprise. 

Dans la vie quotidienne, les collaborateurs recourent au moyen le plus simple pour communiquer en interne lorsqu’ils n’ont pas d’autre alternative. Il s’agit souvent de WhatsApp ou d’autres messageries. Pour les entreprises, c’est un point extrêmement critique, notamment lorsque des données personnelles sont échangées par ce biais. Lorsqu’il s’agit, par exemple, de la protection des données et de la communication entre les collaborateurs dans le secteur de la santé, les entreprises doivent être particulièrement prudentes. Prendre une photo avec un téléphone portable d’une radiographie ou partager rapidement des informations sur le patient de la chambre 3 – ce n’est pas rare dans les hôpitaux, mais cela peut être fatal pour la protection des données. 

WhatsApp ne respecte pas la réglementation sur la protection des données 

Les entreprises devraient interdire l’utilisation notamment de WhatsApp, ainsi que d’autres messageries privées, pour la communication interne de l’entreprise et proposer à la place une solution sûre et pratique.

Il ne s’agit pas seulement de la communication descendante des cadres envers leurs collaborateurs, mais aussi de la communication quotidienne entre les collaborateurs qui travaillent à distance, mais qui veulent ou doivent rester en contact les uns avec les autres.

Beekeeper respecte la législation sur la protection des données depuis 2018

Les produits et services de Beekeeper sont conformes au RGPD depuis 2018 et ont obtenu des certifications externes telles que ISO 27017 et 27018 depuis 2020, qui incluent des évaluations liées à la protection des données. Le site du gouvernement suisse précise:

«Les entreprises qui s’étaient déjà conformées au règlement général de l’UE sur la protection des données (RGPD) auront peu de changements à entreprendre.» 

En se basant sur une auto-évaluation, il n’a été identifié aucun domaine actuellement où le cadre suisse de traitement des données de Beekeeper pour nos produits et services n’est pas respecté.

La solution de Beekeeper répond donc aux exigences en matière de sécurité des données également pour la communication interne de l’entreprise, et propose une alternative sûre à WhatsApp et autres messageries.

Pour les entreprises qui s’étaient déjà conformées au RGPD, la nLPD apporte peu de changement.

Avec la nLPD, la Suisse se rapproche des normes européennes en matière de protection des données. Cela est important pour la position économique de la Suisse afin de permettre la transmission transfrontalière des données à l’avenir.

Pour les entreprises et les organisations qui sont déjà en conformité avec le RGPD, il y a peu de changement. Ceux qui n’ont pas encore adopté cette réglementation devraient toutefois agir au plus vite.

Vérifiez dès maintenant votre conformité en matière de protection des données

Le RGPD de l’UE harmonise les règles relatives au traitement des données à caractère personnel par les entreprises privées et publiques. Grâce à notre évaluation en 30 questions, vérifiez si les exigences du RGPD sont déjà appliquées dans votre entreprise.

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Le personnel de première ligne représente la moitié des travailleurs du secteur de la santé, et nombre d’entre eux sont au contact direct des patients. Une application de communication d’équipe permet à l’ensemble du personnel de soins, y compris le personnel de première ligne, de communiquer. L’information circulant mieux, il est plus facile de tisser des liens avec les patients et de leur prodiguer des soins de qualité. Or, on sait que dans le domaine des soins de santé, l’information, ou le manque d’information, peut vite devenir une question de vie ou de mort.

En mettant à disposition de votre équipe médicale une application d’entreprise performante, vous améliorez la communication interne, vous permettant non seulement de mieux prendre en charge les patients mais aussi d’améliorer leur expérience en :

• Facilitant la communication pour encourager les employés à s’impliquer.
• Vous attaquant plus efficacement aux problèmes grâce à une stratégie de communication transparente.
• Dotant votre personnel de santé d’une solution de communication sécurisée leur permettant de répondre aux urgences.
• Encourageant les patients et les soignants à tisser des liens plus forts.

Plus les employés s’impliquent, plus la qualité des soins s’améliore

La plupart du temps, la stratégie de communication d’un centre médical ne tient compte que des principaux prestataires de soins. Pour encourager votre personnel mobile à s’impliquer, vous devez les intégrer à cette stratégie. Techniciens de laboratoire, auxiliaires de vie, secrétaires… En mettant à disposition de tous les acteurs d’une équipe de soins les informations dont ils ont besoin pour effectuer leur travail correctement, vous donnez du sens à leur mission et les aidez à prendre confiance en eux, une qualité essentielle pour les professionnels de santé au contact des patients.

Une application d’entreprise permet également au personnel de première ligne de communiquer en temps réel les informations nouvelles et importantes au centre médical chargé des soins d’un patient. Plus un professionnel peut s’impliquer dans la gestion des soins de santé de ses patients, plus il s’investit dans son travail. Et l’on sait que l’expérience des patients est directement liée à l’expérience des professionnels de santé. En somme, plus les employés sont satisfaits de leurs conditions de travail, plus l’expérience patient est positive.

Sauvez des vies en adoptant une application de communication interne

Aux États-Unis, une étude a révélé que les défaillances dans la communication entre professionnels de santé a coûté la vie à plus de 1 700 patients et fait bondir la facture des établissements de santé de 1,7 milliard de dollars entre 2009 et 2013. Il y a fort à parier que le même phénomène se produit en Europe.

Avec une application de communication interne, finis les retards dans le parcours de soin ! Les professionnels de santé ont directement accès aux dossiers patient, sans avoir à se connecter à leur PC. Les prestataires de soins à domicile peuvent eux aussi accéder à l’information, notamment grâce au système de messagerie accessible sur leur téléphone portable.

Une communication sécurisée en temps réel

Dans le secteur de la santé, l’urgence est souvent réelle. C’est notamment le cas pour la Croix-Rouge, une association d’aide humanitaire qui intervient partout dans le monde. Quand une branche locale de la Croix-Rouge allemande a eu besoin d’une solution de communication sécurisée pour permettre à chaque membre de l’équipe de rester informé de l’évolution de la situation sur le terrain, son choix s’est naturellement porté sur Beekeeper pour trois raisons :

1. L’interface simple de Beekeeper permet au personnel de santé de s’affranchir des barrières technologiques pour se consacrer entièrement aux patients.
2. Les capacités en temps réel de l’application répondent aux contraintes d’urgence du travail de la Croix-Rouge.
3. La sécurité et la confidentialité des données patient sont au cœur de la stratégie de communication des prestataires de santé, et Beekeeper respecte le règlement HIPAA aux États-Unis, le RGPD en Europe et est certifiée conforme à la norme ISO 27001:2013.

Pour répondre à toutes les urgences sanitaires mondiales, coordonner leur réponse et veiller au bien-être des patients, cette branche de la Croix-Rouge utilise désormais l’application de communication interne de Beekeeper.

 Améliorer la communication pour favoriser la continuité des soins

La relation patient-prestataire de santé est au cœur de la prise en charge. Les patients ont besoin de nouer des liens de confiance avec leurs soignants, qui connaissent leurs antécédents et les accompagnent tout au long de leur parcours de soin. Malheureusement, le domaine de la santé a l’un des taux de rotation du personnel les plus élevés de tous les secteurs. À certains postes de première ligne, ce taux atteint parfois 100 %. Or, remplacer un auxiliaire de vie, un technicien de laboratoire ou un aide-soignant coûte cher, pas seulement aux organismes de santé, mais également en termes humains, les patients ayant tendance à nouer des liens forts avec leurs soignants.

Les prestataires de soins qui ont adopté une application de communication numérique l’affirment : l’application les aide non seulement à faciliter les échanges entre les membres du personnel mais aussi à accroître la satisfaction et la rétention du personnel. La continuité des soins est ainsi assurée.

En permettant à l’ensemble de votre équipe de santé de rester connectée via une application d’entreprise, vous améliorez sensiblement l’expérience employé. Adaptez votre stratégie de communication interne à la réalité sur le terrain, et vous voici fin prêt à remettre le patient au cœur du parcours de soins.

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Découvrez quelles sont les stratégies de communication interne les plus efficaces pour les professionnels de la santé.

Difficile pour les employés du secteur de la santé de rester au fait des annonces et consignes que voudrait pourtant leur faire parvenir le centre médical dont ils dépendent ! Contraints de faire la navette entre les domiciles de leurs nombreux patients et différentes structures de soins, ils sont rarement au même endroit et n’ont pas accès à un poste de travail fixe qui leur permettrait de consulter régulièrement leurs mails. Pourtant, aujourd’hui plus que jamais, la communication joue un rôle fondamental en matière de santé.

L’enjeu communicationnel dans le système hospitalier

On ne soulignera jamais assez l’importance de la communication dans le milieu hospitalier. Lorsque celle-ci est déficiente, c’est toute l’expérience patient qui en pâtit. Le manque de communication peut aussi être une source de difficultés économiques et saper le moral du personnel.

Même s’il est impossible de refondre la stratégie de communication d’un centre médical ou d’un établissement hospitalier du jour au lendemain, il est important de mettre tout en œuvre pour réduire les erreurs et le manque de communication et apaiser les sources de tension qui peuvent peser sur les professionnels de santé et sur les patients. Voici cinq méthodes pour aider les professionnels de santé à communiquer efficacement.

1. Interrogez-vous sur votre stratégie de communication actuelle

Avant toute chose, commencez par évaluer vos efforts de communication actuels. En tant que professionnel du secteur de la santé, nul doute que vous savez à quel point les erreurs peuvent se révéler coûteuses ou, pire, fatales pour votre établissement et vos patients.

Quels sont les problèmes de communication qui ont tendance à engendrer des erreurs ? Faites la liste de ce qui fonctionne et de ce qu’il faut impérativement revoir.

Une fois la communication au sein de l’établissement évaluée, demandez à vos collaborateurs de vous faire un retour. Qu’ils soient positifs ou négatifs, leurs avis et commentaires vous seront très précieux pour créer, améliorer et affiner votre nouvelle stratégie de communication interne. Une bonne stratégie de communication passe par l’écoute de toutes les parties, et c’est leur retour qui va propulser votre nouvelle stratégie. Pour améliorer la communication, vous devez d’abord vous montrer réceptif.

Conseil de pro : Procédez à une analyse des écarts pour déterminer à quels niveaux la communication doit être améliorée au sein de votre établissement.

2. Simplifiez vos canaux de communication

Travailler dans le secteur des soins de santé implique nécessairement de devoir suivre des protocoles, mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas simplifier vos méthodes actuelles. Pour être efficace, la communication doit être simple. Or, elle a tendance à se compliquer à mesure que se diversifient les moyens de communication.

Assurez la confidentialité et la sécurité des communications, et vous pourrez plus facilement éliminer les étapes superflues, qui sont trop chronophages et une source de confusion pour vos collaborateurs. Il est possible de regrouper tous vos flux communicationnels en une seule et même interface, à condition que celle-ci soit simple, mobile et accessible par la plupart des collaborateurs.

3. Encouragez la collaboration mobile entre les professionnels de santé

Aujourd’hui encore, les bipeurs restent l’outil de communication par défaut de nombreux établissements de santé. Même si les bipeurs sont un moyen efficace de demander à un collègue de vous rappeler d’urgence, ils ne sont pas propices au dialogue ou aux interactions.

Le personnel de santé n’étant pas un adepte des e-mails, le plus pertinent est d’encourager la mise en place d’une stratégie de communication ascendante (bottom-up) ET descendante (top-down) via une application de communication mobile pensée pour les équipes. Autoriser les employés à la télécharger sur leur téléphone personnel ne fera qu’accélérer son adoption, et pour maintenir le même niveau de professionnalisme, pensez à élaborer un code de déontologie valable pour l’ensemble des utilisateurs.

Dans un monde hyperconnecté, où près des trois quarts des Européens possèdent et utilisent un smartphone, le recours à ce même outil au travail pour faciliter la communication apparaît comme une évidence. (Et puis, soyons honnêtes, quel employé n’utilise pas son téléphone portable au travail ?)

4. Donnez à votre personnel de soins de santé une voix

Dans le prolongement de la stratégie articulée plus haut, permettre à chaque employé de s’exprimer et tenir compte de ses idées et suggestions vous aidera à améliorer la communication interne. Peut-être travaillez-vous dans un bureau et ne vous déplacez que rarement dans le cadre professionnel. À l’opposé, l’un de vos collègues peut passer le plus clair de son temps dans sa voiture à faire la navette entre ses patients.

Que vous voyiez votre personnel plusieurs fois par jour ou dix minutes par semaine, chacun doit avoir l’occasion de vous faire part de ses suggestions, besoins et désirs. Lorsque les employés ont le sentiment de ne pas être écoutés, la communication s’effrite.

Conseil de pro : Une application mobile pensée pour le monde moderne du travail facilite la communication en temps réel entre professionnels de santé, tout en tenant compte des contraintes particulières liées aux postes en horaires décalés ou de nuit et aux situations d’urgence.

5. Priorisez la communication en face à face

Au fur et à mesure que la technologie s’immisce de plus en plus dans vos échanges professionnels, n’en oubliez pas pour autant l’importance de la communication en personne. Pour que la communication joue son rôle, les professionnels de santé doivent continuer de se retrouver en personne.

Les réunions suscitent rarement l’enthousiasme des collaborateurs, surtout quand le personnel a déjà beaucoup à faire et ne sait plus où donner de la tête. Même s’il est impossible de mettre fin aux réunions d’équipes en présentiel, il vous appartient de veiller à ce qu’elles soient le plus efficaces possible.

En prêtant attention à ce que vos collaborateurs ont à vous dire et en pratiquant une écoute active, non seulement vous leur montrez que vous êtes impliqué, mais également que vous appréciez leurs efforts et vous intéressez à leur quotidien et à leur vécu au travail.

Correctement exécutés, ces conseils pourtant simples vous permettront de montrer l’exemple à vos collaborateurs, et il y a de fortes chances pour que vous les voyiez vous emboîter le pas lors de leurs interactions avec leurs collègues et patients.

Si vous êtes intéressé, remplissez le formulaire ci-dessous pour demander une démo de Beekeeper et découvrez comment Beekeeper peut transformer le travail de vos équipes.

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Tornos, entreprise internationale industrielle, spécialiste de la machine-outils, emploie plus de 700 employés au quatre coins du monde. Pour leur permettre de communiquer autrement, de communiquer davantage, la Direction a décidé de mettre à leur disposition un outil à la fois facile d’utilisation, utile et accessible à tous. Le choix s’est alors naturellement porté sur Beekeeper, une application pratique et didactique, qui permet à chacun de partager ses succès et d’informer ses collègues en temps et en heure sur les projets et les événements de l’entreprise. 

„Quand nous avons lancé Beekeeper en mai 2019, nous avons cherché à créer du sens autour de cette introduction. Nous voulions que l’outil soit à l’image de notre culture d’entreprise, qui lui corresponde et, en quelque sorte la complète, explique Anne Hirtzlin, Project Manager en charge du projet. Ainsi, l’entreprise a six valeurs, représentées par six animaux. Beekeeper a permis à Tornos d’en introduire un septième, l’abeille, dont la symbolique évidente est rayonnante.

Un petit-déjeuner aux quatre coins du monde

La journée du 13 mai 2019 a donc été consacrée à Beekeeper dans toutes les filiales de Tornos, en fonction des fuseaux horaires. Au fil de la journée, le fil d’actualité de Beekeeper voyait fleurir les nouvelles publications de ceux qui découvraient l’outil devant un petit-déjeuner organisé par l’entreprise. Les meilleures publications ont même été récompensées par un pot de miel de l’apiculteur de l’entreprise, qui a également expliqué sa démarche et le lien avec Tornos lors d’une vidéo explicative publiée sur Beekeeper. Les 24 heures du lancement de Beekeeper chez Tornos se sont naturellement achevées aux Etats-Unis, qui a conclu cette journée mémorable.

Un kaléidoscope des projets et événements de l’entreprise

Même si certains employés se montrent encore un peu timides et n’osent pas s’exprimer sur ce réseau d’entreprise, il semble que l’outil est bien accepté et beaucoup plus consulté qu’au premier abord. « Il y a toujours un potentiel d’amélioration, relève Anne Hirtzlin, et, toujours en lien avec nos valeurs, nous invitons nos employés à faire preuve d’audace, puisque l’une de nos valeurs incite chacun à oser la nouveauté et en accepter les risques. ». Si Beekeeper est devenu une vitrine des activités de l’entreprise et que certains n’hésitent pas désormais à y partager les success stories de leurs clients, c’est également un outil de communication fort utile, puisque le réseau est sécurisé.

Une incitation à utiliser davantage Beekeeper en toute situation

Cet été, le CEO de Tornos, Michael Hauser, a convié chacun à renoncer aux réseaux non-sécurisés au profit de Beekeeper. « Nous échangions parfois des informations capitales par des canaux qui n’étaient pas forcément les bons », souligne encore Anne Hirtzlin. Aujourd’hui, en consultant le Dashboard de Tornos, les résultats sont plus que satisfaisants. « Le nombre de chats va croissants, et nous constatons chaque jour davantage à quel point le benchmark est excellent » se réjouit encore la Project Manager en charge de l’introduction de Beekeeper dans l’entreprise.

En choisissant Beekeeper, Tornos a choisi un outil qui lui ressemble, puisqu’il est en constante évolution vers davantage d’excellence opérationnelle et de productivité, tout en étant en tout point créatif et en permettant l’implication de tous, à tous les niveaux. « A l’image d’une ruche, chacun fonctionne et apporte sa contribution à l’édifice. C’est un projet florissant, enrichissant, qui nous apporte ouverture et échanges constants », conclut Anne Hirtzlin.

Contact presse

Regula Wegmann

presse@beekeeper.ch

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Depuis 2016, Spitex Bachtel prend en charge les soins des habitants des communes de Gossau, Hinwil, Rüti, Seegräben et Wetzikon et opère comme un véritable service régional d’accompagnement personnalisé. Cela n’a pas toujours été le cas : avant cette fusion, chaque commune possédait son propre Spitex, ce qui représentait des frais de gestion considérables.

Des lieux de travail décentralisés

Aujourd’hui, Spitex Bachtel compte 180 employés qui travaillent au niveau régional et local, souvent à temps partiel. Bien que les sociétés Spitex fassent partie d’un même réseau depuis plus de deux ans, les différentes antennes se connaissent encore trop peu. Exemple : les agents d’aide à domicile vont directement de leur domicile aux clients sans repasser par le bureau. Rien ne les oblige en effet à le faire étant donné qu’ils peuvent gérer leurs clients directement via l’application ERP de leur smartphone.

Trop de canaux de communication

La situation est tout autre en ce qui concerne la communication interne : jusqu’à récemment, on communiquait encore de manière classique par e-mail, stockage central de fichiers, WhatsApp ou via des notes écrites. Avec la fusion de la société régionale Spitex, la transmission et l’échange d’informations entre collaborateurs sont devenus un vrai casse-tête.

« Nous avons perdu beaucoup de temps sur des malentendus dus à des problèmes de communication du fait de ces trop nombreux canaux » a déclaré à ce propos Jens Weber, directeur de la société.

Renforcer la cohésion

Il fallait donc absolument que la communication interne soit assurée par une seule plate-forme, car malgré la fusion, le sentiment d’appartenance des employés à leur entreprise ne s’était pas renforcé. Pour ne pas ralentir la performance, il fallait trouver une solution rapide et pratique à cette entreprise jeune et dynamique. Etant donné que Beekeeper a déjà fait ses preuves dans diverses organisations de Spitex, il a été décidé de se tourner rapidement vers l’application du développeur de logiciels suisse. Quelques semaines plus tard,  10 % des collaborateurs ont donc participé à un test au cours duquel ils ont été formé à utiliser l’application. Ils réfléchissent actuellement aux fonctionnalités les plus utiles pour Spitex.

Adieu la paperasse administrative !

Le partage d’informations sur les flux en commun donnent à chacun un aperçu des autres équipes et pôles, tandis que les échanges privés détendent l’atmosphère et renforcent la cohésion. A l’aide de la fonction « chat », on peut conclure des contrats de prestation de services et lancer des discussions entières sur des sujets ou autour de sondages (fonctionnalité : campagnes et sondages). Grâce à la fonction “archivage”, chaque collaborateur a accès aux documents les plus importants (instructions, consignes, directives, etc.) à tout moment et ce, quelle que soit sa position.

« Cela a amélioré la qualité de nos rendez-vous en direct et nous a permis d’avoir plus de temps pour échanger entre nous », se félicite Jens Weber.

Qu’il s’agisse d’organismes tel que Spitex, d’hôpitaux ou d’entreprises, les fusions et acquisitions entraînent toujours des changements pour les employés. Vous voulez informer tous vos employés simultanément et en toute sécurité, transmettre des valeurs et renforcer le sentiment d’appartenance à votre entreprise ? Découvrez les solutions de communication proposées par l’application Beekeeper. Nous vous recommandons : Beekeeper.io/fr

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Votre solution de communication dans le domaine de la santé Beekeeper est une application de communication mobile d’entreprise. Elle est conçue pour les employés sans PC fixe. Nous croyons au bonheur au travail et souhaitons créer, à l’aide de fonctionnalités adéquates, une expérience client unique. Ainsi Beekeeper met en relation les collaborateurs présents sur divers sites et services et aide les entreprises disposant de structures décentralisées à améliorer leur communication interne.

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