Granges-Paccot et Zurich, 30 septembre 2019 I Yves-Laurent Blanc, Spécialiste communication chez Groupe E, sort son smartphone, esquisse un sourire et commente la contribution d’un collaborateur : « super boulot », suivi de trois pouces vers le haut. Depuis décembre 2018, quel que soit l’endroit où il se trouve, il peut participer au quotidien professionnel de ses collègues. Via l’application Beekeeper, d’autres salariés de Groupe E réagissent à la photo des panneaux solaires tout juste installés à Épagny (FR). Membre du groupe de travail chargé de la mise en place de l’application au sein de l’entreprise, Yves-Laurent Blanc est ravi du tournant qu’elle représente dans la communication interne du groupe: près de 829 contributions postées, auxquelles il faut ajouter 4400 messages instantanés et autres réactions.
Groupe E emploie en tout plus de 2000 personnes réparties sur 30 sites différents en Suisse occidentale. Un tiers d’entre elles œuvrent directement sur des chantiers et ne disposent pas de poste de travail informatisé. Désormais, chaque collaborateur de Groupe E peut accéder à l’information à tout moment et à n’importe quel endroit. Beekeeper est idéal pour se tenir informé des actualités de l’entreprise, partager ses succès ou une scène du quotidien, ajuster son planning ou encore mettre à disposition des informations ou des consignes de sécurité, sans oublier la possibilité de chatter avec ses collègues d’équipe.
Fêter la réussite de ses projets via l’appli
Avant cela, organiser la communication interne et la gestion du personnel n’était pas une mince affaire, avec pour défi principal d’offrir le même niveau d’information à l’ensemble des salariés. En outre, la connaissance de l’entreprise pouvait se révéler lacunaire. On avait une idée du travail de l’autre le plus souvent si ce dernier se trouvait être un collaborateur direct. Aujourd’hui, employeurs et employés apprennent à se connaître grâce à l’application.
L’attachement des collaborateurs n’a jamais autant compté
C’est désormais une évidence, cette multitude d’échanges entre collaborateurs a un impact positif sur les conditions de travail et sur l’esprit de groupe. “Cette implication des collaborateurs, de l’apprenti au chef de service, engendre un sentiment d’appartenance à l’entreprise, que la plupart des grosses structures ont du mal à susciter”, affirme Urs Bitterlin, Head of Success Manager (responsable du succès client) chez Beekeeper, s’appuyant sur les nombreux retours clients positifs dont jouit Beekeeper depuis longtemps.
A l’heure où les entreprises se heurtent à des problématiques de turn-over et de pénurie de main d’œuvre, l’attachement des collaborateurs à leur firme est devenu une priorité. L’expert en communication Yves-Laurent Blanc voit un autre avantage aux transferts de connaissances entre collaborateurs. “Autrefois la communication s’effectuait uniquement en top-down. Aujourd’hui, les employés font circuler les informations entre eux, leur intérêt dépasse désormais leur propre unité et ils sont davantage au courant des projets des autres. On valorise ainsi le savoir-faire de chacun.”
Une application en constante évolution
Dans le secteur de l’énergie et du bâtiment, où les collaborateurs sont sans arrêt en déplacement et n’ont pas systématiquement d’adresse mail professionnelle, l’app Beekeeper est la solution idéale pour communiquer. D’autant que pratiquement tout le monde possède un Smartphone et l’utilise régulièrement au travail. Consciente de tout ceci, la direction de Groupe E a ainsi choisi l’entreprise de logiciel informatique Beekeeper. Autre raison qui l’a conduite à faire ce choix : l’application est en constante évolution et de nouvelles fonctionnalités sont développées en permanence. “Beekeeper est en étroite collaboration avec ses clients. Notamment pour répondre à leurs attentes et besoins”, assure Urs Bitterlin.
Une plaque tournante pour tous les processus internes
La tendance est très clairement à la communication opérationnelle. Ce qui veut dire que de plus en plus de processus RH, IT et sécurité seront traités via l’appli. Beekeeper est en passe de devenir une plaque tournante où l’on peut traiter tous les processus internes. Par ailleurs, les données utilisateur collectées fournissent des informations sur la manière dont travaillent les employés. Ainsi Beekeeper, ancienne entreprise spin-off de ETH, désormais start-up conforme RGPD, attache beaucoup d’importance à la sécurité des données. Pour les clients suisses, dans le cas où ils demandent des dérogations, la loi de protection des données suisses (Swiss DPA) est appliquée. Des mesures techniques, telles que l’utilisation de technologies de cryptage sont intégrées dans la gamme de produits et services Beekeeper.
Comment implémente-t-on l’application dans une entreprise? L’exemple de Groupe E:
Préparation / enquête préliminaire
Premier contact en juin 2018 : quels sont les besoins de l’entreprise ? Où trouve-t-on des difficultés / freins dans la communication ? Où y a-t-il du potentiel ? Quelles sont les attentes ?
Chez Groupe E, cette étape a duré quatre mois. Pendant ce laps de temps, la cheffe de projet Danièle Steiger s’est associée à un groupe de travail de Groupe E chargé d’implémenter Beekeeper au sein du groupe. L’application a été conçue selon les besoins de l’entreprise. Cette étape, jusqu’à la prise de décision finale, est entièrement entre les mains du client. L’application est configurée et prête à l’emploi en très peu de temps.
Phase de test
Groupe E Connect, une société-fille de Groupe E employant plus de 1000 collaborateurs, a testé Beekeeper pendant trois mois, accompagnée par le groupe de travail et Danièle Steiger, de Beekeeper. Cette phase a permis de définir les fonctionnalités qui conviennent le mieux à une entreprise. Cela permet à Beekeeper d’adapter l’application de manière encore plus spécifique aux besoins de ses employés. L’équipe de projet interne, composée de responsables de la communication, des ressources humaines et des systèmes informatiques, apprend à ce stade comment utiliser l’application pour atteindre ses objectifs opérationnels et stratégiques.
Phase de lancement
En décembre 2018, Groupe E a franchi le pas et a débuté le déploiement de Beekeeper à l’ensemble de ses 2000 employés. L’application complète ainsi les canaux de communication interne existants. Grâce à la solution “Software-as-a-Service”, un client utilisant l’application peut à tout moment être pris en charge par un Customer Success Manager (responsable du succès client).
